A Conversão (menu Orçamentos → Conversão) responde: dos orçamentos que enviamos, quais viraram exame no laboratório, quanto isso vale e o que ainda depende de decisão?
- Aparece quando a conta tem o módulo Orçamentos e a opção Ativar conversão está ligada na aba e-LIS da tela do Shift.
- Quem tem Orçamentos (ver) vê os números e a fila. Quem tem Orçamentos (gerenciar) abre a comparação e decide.
- O período vale pela data em que a O.S. foi aberta no laboratório. O padrão são os últimos 30 dias.
O resultado
O topo mostra quantos orçamentos foram convertidos e de onde veio cada decisão: pela régua automática, confirmados pela equipe ou trocados na mão. Em seguida, o valor é separado:
| Bloco | O que mede |
|---|---|
| Realizado (particular) | Valor orçado do que foi de fato feito. |
| Convênio | Converte, mas recebe a tabela do convênio. O valor orçado não é a receita. |
| Cortesia | Converte e vale zero. |
| Sem classificação de pagador | Falta classificar a fonte pagadora na aba Fontes pagadoras. |
| Pago via link no MEDSAC | Só o que passou pelo link de pagamento. O pagamento no balcão não aparece aqui. |
Quando uma conversão é confirmada, o orçamento vira Ganho e o card avança no Kanban.
Quem pode casar com uma O.S.
Para cada O.S., o MEDSAC procura orçamentos do mesmo contato com exames em comum. Um orçamento não participa quando:
- não tem itens, ou era rascunho na data da O.S.;
- nunca foi enviado, ou só foi enviado depois da O.S.;
- a O.S. foi aberta mais de 30 dias depois do envio (uma validade maior, informada no orçamento, estende esse prazo);
- está vencido;
- já tinha virado perdido há mais de 15 dias na data da O.S.;
- foi substituído por uma versão refeita (quem concorre é a versão nova).
Nível de confiança
| Confiança | Quando |
|---|---|
| Paciente confirmado | Contato identificado por CPF (ou vinculado à mão) e cobertura de 100% (da O.S. ou do orçamento). Também quando o pedido foi enviado pelo próprio MEDSAC. |
| Alta (CPF) | CPF ou vínculo manual, mas com cobertura parcial. |
| Possível | Contato achado só pelo telefone. O telefone é compartilhado em família, por isso nunca sobe de nível sozinho. |
São duas coberturas, e a comparação mostra as duas:
- Cobertura da O.S.: quanto desta coleta saiu do orçamento. Cai naturalmente quando o convênio cobre a maior parte dos exames.
- Cobertura do orçamento: se o paciente fez o que orçou. É a que responde à pergunta da conversão.
O que o MEDSAC decide sozinho
Sempre, com a conversão ligada: um caso Paciente confirmado, sem disputa com outro orçamento, entra como confirmado.
Com a opção "Confirmar sozinho o óbvio" ligada, também:
- Candidato único com nome compatível: confirma quando o CPF bate, ou quando o telefone bate e o orçamento (ou a O.S.) foi 100% realizado.
- Orçamento no nome de um familiar: se o orçamento não informa paciente (fica no nome do contato) e a O.S. é de outra pessoa com sobrenome em comum, ou o nome do contato é apelido do paciente, o nome deixa de travar, desde que o orçamento esteja ao menos 90% realizado. O nível de confiança continua valendo.
- Orçamentos gêmeos ou refeitos: quando a mesma O.S. casa com dois ou mais orçamentos do mesmo contato e da mesma pessoa, vence o orçamento cujos exames realizados incluem os dos outros. Se forem iguais, vence o pago, depois o enviado por último. O vencedor precisa ter o nome compatível com o da O.S. O perdedor sai rejeitado e o orçamento dele fica Substituído pelo vencedor.
- Orçamento de outro paciente da casa: se o orçamento informa um paciente com outro primeiro nome e há outro candidato da mesma O.S. com o nome certo, o orçamento do outro paciente sai da O.S.
- Nada feito nesta coleta: um casamento antigo em revisão cujo orçamento não teve nenhum exame realizado na O.S. é fechado.
Com a opção desligada, a tela mostra o motivo e marca em verde-azulado os casos que a régua confirmaria, mas não aplica nada.
Informativo: a régua nunca escolhe "o mais recente" por palpite e nunca desfaz uma decisão humana. Confirmados e rejeitados por pessoas continuam como estão quando o cruzamento roda de novo.
O que continua com você
| Motivo na fila | Por quê |
|---|---|
| disputa | A O.S. serve a mais de um orçamento e o desempate não teve prova. Por exemplo: pedidos diferentes na mesma coleta, nome do vencedor diferente do da O.S., ou o perdedor já foi pago. |
| nome divergente | O nome do orçamento e o da O.S. parecem ser de pessoas diferentes. |
| sem nome para comparar | Falta o nome de um dos lados. |
| cobertura parcial | Achado pelo telefone e nenhuma das coberturas chegou a 100%. |
| provavelmente outro paciente | O paciente informado no orçamento tem outro primeiro nome, mas não há concorrente que prove. É só uma sugestão. |
| confiança baixa | A evidência não basta. |
| legado (sem âncora de envio) | Orçamento antigo, sem registro de envio. |
| ainda não avaliado pela régua | Linha anterior à régua. |
Os motivos que a régua resolve sozinha também podem aparecer no histórico: orçamento repetido, versão anterior, outro paciente e nada deste orçamento foi feito nesta coleta.
Como revisar
As abas são A decidir (padrão), Sem efeito, Confirmados, Rejeitados e Todos.
- Clique em Revisar N O.S. para abrir a fila. Ela conta O.S., não linhas: decidir uma O.S. tira da fila todos os candidatos dela.
- A comparação mostra os itens do orçamento ao lado dos procedimentos da O.S., as duas coberturas, o pagador e atalhos para a conversa de origem, o PDF do orçamento e a O.S. no Monitor.
- Decida: Confirmar, Rejeitar ou Pular.
A resposta diz o efeito:
- Convertido: o orçamento virou ganho e o card avançou.
- Confirmado, sem efeito: a O.S. já converteu outro orçamento. Se o certo é este, use Trocar para este.
- Confirmado, sem efeito: o orçamento já está num status que não pode mais converter.
- Falta escolher: use Tornar primária para dizer qual orçamento converte a O.S.
A aba Sem efeito guarda os casos revisáveis que não mudam nada.
Confirmar com ressalva
Se você confirmar um caso que a régua não confirmaria (por exemplo, nome divergente), o MEDSAC pergunta Confirmar com ressalva? e mostra o motivo. Ao clicar em Confirmar assim mesmo, a ressalva fica registrada e o crédito aparece como Primária (confirmada com ressalva). Confira os dois nomes e a cobertura antes.
"Informar O.S." no orçamento
Quando a recepção cadastra o pedido direto no sistema do laboratório, ela pode vincular na hora:
- No painel de orçamentos da conversa, clique em Informar O.S. no orçamento.
- Cole o número da O.S. e clique em Vincular.
A O.S. precisa já aparecer no Monitor (a varredura traz O.S. novas a cada 15 minutos). A conversão é registrada como confirmada e o crédito da O.S. passa para este orçamento.
Pedidos enviados pelo próprio MEDSAC (pedido eletrônico WSHIS) convertem sozinhos, como Primária (pedido enviado por aqui).
Antes de usar os números
Rode alguns dias observando a fila e as evidências. Classifique as fontes pagadoras para que convênio e particular não se misturem no valor.