O que é a confirmação automática
A confirmação automática é um recurso da Agenda que ajuda sua clínica a reduzir faltas e organizar a rotina. Antes do horário marcado, o MEDSAC envia automaticamente ao paciente, por WhatsApp, uma mensagem com um botão. Ao tocar nesse botão, o paciente abre uma página segura onde escolhe uma de três opções: Confirmar, Reagendar ou Cancelar.
A partir da resposta do paciente, o sistema cuida do restante: atualiza o status do agendamento, abre uma conversa e a atribui a um atendente, aplica uma etiqueta para facilitar a organização e, quando configurado, envia uma resposta automática ao paciente.
Como o recurso é ativado
A confirmação automática nasce desligada e precisa ser ativada em cada agenda separadamente. O passo a passo completo está no artigo Confirmação automática: como configurar e aprovar o template.
Para que o envio aconteça, quatro condições precisam estar atendidas:
- A confirmação automática deve estar ativa naquela agenda.
- Uma caixa de entrada de WhatsApp precisa estar escolhida para o envio.
- O modelo de mensagem (template) precisa estar aprovado.
- O agendamento deve ter um telefone válido e estar dentro da janela de envio configurada.
Os status do agendamento
Cada agendamento percorre uma sequência de situações que mostram em que ponto ele está:
- Agendado: o horário foi registrado, mas a confirmação ainda não foi enviada.
- Enviado: a mensagem chegou ao paciente e aguarda resposta.
A partir daí, conforme a escolha do paciente, o status passa a ser:
- Confirmado: o paciente confirmou a presença. É uma situação final.
- Reagendamento solicitado: o paciente pediu para remarcar. Exige ação do atendente e a conversa pode permanecer aberta.
- Cancelamento solicitado: o paciente pediu para cancelar. Também exige ação do atendente.
- Cancelado: situação final, sem necessidade de novas ações.
- Sem resposta: o paciente não respondeu dentro do prazo. É uma situação final.
Os status Confirmado, Cancelado e Sem resposta encerram o fluxo. Já Reagendamento solicitado e Cancelamento solicitado dependem da equipe para dar o próximo passo.
Prazo de resposta e atualizações
A página que o paciente abre para responder fica disponível por um prazo configurável, com padrão de 72 horas. Depois disso, ela expira.
Se o agendamento for remarcado após o envio da confirmação, o sistema avisa que aquela confirmação ficou desatualizada. Nesse caso, o atendente pode reenviá-la já com a nova data, garantindo que o paciente receba a informação correta.
Segurança e privacidade
O recurso foi pensado para proteger os dados do paciente, em linha com a LGPD:
- O link de resposta é protegido por um código seguro e só aparece para o administrador ou o atendente.
- A página pública mostra apenas o status, o horário, o nome e o telefone parcialmente ocultado.
- Sem um telefone válido, nada é enviado.
Assim, sua equipe automatiza as confirmações com tranquilidade, mantendo a comunicação organizada e os dados dos pacientes preservados.