A disponibilidade é o que define em quais horários as pessoas podem marcar atendimentos na sua agenda e quantos atendimentos cabem em cada horário. Configurando esses pontos corretamente, você garante que a agenda reflita a realidade da sua operação e evite marcações fora do funcionamento.
Ativando o agendamento por horários
Em cada agenda, o administrador ativa o agendamento por horários nas configurações da agenda. A partir daí, são definidos três pontos principais:
- Duração do bloco: é o tamanho de cada horário disponível, informado em minutos. Você pode escolher de 5 até 480 minutos. Por exemplo, com blocos de 30 minutos, a agenda oferece horários a cada meia hora.
- Capacidade por bloco: é quantas pessoas (ou atendimentos) cabem em cada horário. Use 1 quando cada horário atende uma pessoa por vez, ou um número maior quando vários atendimentos podem acontecer simultaneamente no mesmo horário.
- Fuso horário: é opcional. Se você deixar em branco, o sistema herda o fuso automaticamente, sem que você precise informar.
Definindo o expediente da semana
Para cada dia da semana, de domingo a sábado, você define um ou mais períodos de funcionamento, indicando o horário de início e o horário de fim de cada período.
Quando um mesmo dia tem vários períodos, o intervalo entre eles fica livre, ou seja, sem horários disponíveis para marcação. Esse é o jeito de reservar a pausa do almoço. Por exemplo, ao cadastrar 08:00 às 12:00 e 13:00 às 18:00 em um dia, o intervalo das 12:00 às 13:00 não aparecerá como disponível.
Importante: os períodos de um mesmo dia não podem se sobrepor. Cada período precisa ter horários que não se cruzem com os demais daquele dia.
Como as vagas são calculadas
A partir do expediente que você definiu, o sistema divide o dia em blocos do tamanho da duração escolhida. Em cada bloco, a quantidade de vagas livres é a capacidade menos a ocupação daquele horário.
A ocupação considera os atendimentos já marcados para o horário, incluindo aqueles que estão organizados no quadro de atendimentos. Quando uma marcação é cancelada, a vaga é liberada automaticamente e volta a ficar disponível. Sempre que um bloco fica cheio, ele aparece marcado, indicando que não há mais vagas naquele horário.
O que não aparece como disponível
Alguns horários nunca são oferecidos para marcação:
- Horários fora do expediente que você cadastrou.
- Datas e horários que foram bloqueados.
Para reservar feriados, folgas ou períodos específicos sem atendimento, consulte o artigo Bloqueios de datas e feriados.
Com a duração dos blocos, a capacidade e o expediente bem definidos, sua agenda passa a mostrar apenas os horários realmente disponíveis, com o número certo de vagas em cada um.