No MEDSAC, cada compromisso da sua agenda é chamado de evento (ou agendamento). Você pode criá-los, editá-los e cancelá-los diretamente no calendário, de forma rápida e organizada. Este artigo mostra o passo a passo.
Como criar um agendamento
Para criar um evento avulso, abra o calendário da agenda desejada e selecione o horário em que deseja agendar. Em seguida, preencha as informações do compromisso:
- Título (obrigatório): o nome do agendamento, como o motivo da consulta ou o nome do procedimento.
- Data e hora de início (obrigatório): quando o compromisso começa.
- Término (opcional): quando o compromisso termina. Se você não informar um horário de término, o evento será tratado como um compromisso pontual, sem duração definida.
- Dia inteiro: marque esta opção quando o evento ocupar o dia todo, sem um horário específico.
- Descrição (opcional): use este espaço para anotações ou detalhes adicionais sobre o compromisso.
- Local: informe o endereço do atendimento. Ao digitar o CEP, o endereço é preenchido automaticamente; basta complementar com o número. O local aparece como um mini-mapa dentro do evento, facilitando a localização.
Vincular o cliente ao agendamento
Ao criar o evento, você também pode vincular um contato, informar o telefone, o nome do paciente e a conversa relacionada. Esse vínculo é importante: ele é necessário para que a confirmação do agendamento seja enviada de forma automática. Para entender como isso funciona, consulte o artigo Confirmação automática de agendamento: como funciona.
Como editar um agendamento
Para alterar um compromisso já existente, basta abrir o evento no calendário e modificar os campos desejados, como título, horário, local ou os dados do paciente. As alterações ficam salvas no próprio evento.
Atenção: se você mudar o horário de um agendamento que já tinha a confirmação enviada, a confirmação fica desatualizada e pode ser reenviada com a nova data. Se ele já tinha o comparecimento marcado, a marcação é apagada.
Como cancelar um agendamento
O cancelamento no MEDSAC é leve: o horário volta a ficar livre e a vaga é liberada para um novo atendimento, mas o agendamento continua registrado, para que você mantenha o histórico do que foi marcado e desmarcado.
Para cancelar:
- Abra o agendamento no calendário.
- No bloco Situação, em Alterar, escolha Cancelado.
Atenção: o cancelamento feito pela equipe não envia mensagem ao paciente. Avise-o pela conversa.
Os agendamentos cancelados ficam ocultos no calendário. Para vê-los, ligue Mostrar cancelados. Para trazer um cancelado de volta, abra-o e escolha Agendado, Confirmado ou Reagendar em Alterar. Isso só funciona se o horário ainda tiver vaga; senão, o sistema pede para reagendar.
O agendamento também pode ser cancelado pelo próprio paciente, pela confirmação automática, ou automaticamente quando ele não confirma no prazo. Todos os detalhes, inclusive a recuperação automática quando o paciente responde Confirmar depois do cancelamento, estão no artigo Cancelamento de agendamento: o que acontece e como recuperar.
Cancelar não é excluir
O ícone de lixeira no agendamento exclui o evento: o registro é apagado de vez e não pode ser recuperado. Use a exclusão apenas para lançamentos feitos por engano. Para paciente que desistiu, use Cancelado: assim o histórico e os relatórios ficam corretos.
Quando o horário está lotado
Se você tentar agendar em um horário que já está cheio, o sistema pode oferecer a opção de encaixe, permitindo acomodar o paciente mesmo em um período lotado ou na borda do expediente. Veja como isso funciona no artigo Encaixe: agendar em horário lotado ou fora do expediente.
Eventos e cards no calendário
Além dos eventos avulsos que você cria manualmente, o calendário também exibe os cards do Kanban que estão agendados e vinculados a uma agenda. Esses cards continuam sendo geridos pelo próprio Kanban, mas aparecem no calendário para que você tenha uma visão completa de tudo o que está marcado.
Com esses recursos, você mantém a agenda da sua clínica sempre atualizada, com horários bem aproveitados e informações claras sobre cada atendimento.