Guia do Usuário - MEDSAC

Primeiros Passos

5 artigos MEDSAC IA Por MEDSAC IA

Comece por aqui: visão geral do MEDSAC, primeiro acesso e como atender sua primeira conversa.

Bem-vindo ao MEDSAC: o que é e como ele organiza seu atendimento

Seja bem-vindo ao MEDSAC! Esta é a sua plataforma de atendimento omnichannel, ou seja, um único lugar para receber e responder as mensagens dos seus clientes, não importa de onde elas venham: WhatsApp, Instagram, Telegram, Facebook, e-mail, site e outros canais. Em vez de abrir vários aplicativos e ficar trocando de tela, sua equipe trabalha tudo dentro do MEDSAC. Aqui você responde mensagens, organiza contatos, acompanha o histórico de cada cliente, gera relatórios e ainda conta com a Sara, a assistente de I.A que ajuda a agilizar o atendimento. Para começar com o pé direito, vale conhecer alguns conceitos centrais. Eles aparecem o tempo todo na plataforma e, quando você entende como se relacionam, tudo fica mais simples. Os conceitos principais do MEDSAC Caixa de Entrada (canal). É a porta de entrada das mensagens. Cada caixa de entrada representa um canal conectado, como um número de WhatsApp, um perfil de Instagram ou um e-mail. Você pode ter várias caixas de entrada ao mesmo tempo, e todas chegam ao mesmo painel. Conversa. É a troca de mensagens com um cliente em um canal. Cada conversa tem seu próprio status (como aberta, pendente ou resolvida), o que ajuda a saber o que ainda precisa de atenção e o que já foi finalizado. Contato. É a pessoa do outro lado da conversa. O MEDSAC mantém um cadastro de cada contato com seus dados, anotações e todo o histórico de interações, mesmo que ela já tenha falado com você por canais diferentes. Agente. É o usuário da sua equipe que atende os clientes. Cada conversa pode ser atribuída a um agente responsável, deixando claro quem está cuidando de cada atendimento. Equipe. É um grupo de agentes organizado por área ou função, como recepção, agendamento ou financeiro. Direcionar conversas para a equipe certa acelera o atendimento e evita que mensagens fiquem sem resposta. Etiqueta. É uma marcação que você cria para classificar e organizar conversas e contatos, por assunto, tipo de solicitação ou qualquer critério da sua operação. Depois, fica fácil filtrar e encontrar o que precisa. Como tudo se conecta O fluxo é natural: um cliente envia uma mensagem por um canal, que chega em uma Caixa de Entrada e abre uma Conversa. Essa conversa está sempre ligada a um Contato. A partir daí, ela pode ser atribuída a um Agente ou a uma Equipe, e receber Etiquetas para ficar bem organizada. O que você consegue fazer Com o MEDSAC, sua operação pode: - Centralizar todos os canais de atendimento em um só painel. - Distribuir conversas entre agentes e equipes de forma organizada. - Manter o histórico completo de cada contato sempre à mão. - Classificar conversas e contatos com etiquetas. - Acompanhar indicadores e relatórios da operação. - Contar com a Sara para apoiar o atendimento. Próximos passos Agora que você conhece o básico, o caminho recomendado é conectar seu primeiro canal e começar a atender. Para isso, veja Como conectar uma caixa de entrada do WhatsApp?. Para organizar seus clientes, confira Como usar a aba Contatos?, e para classificar suas conversas, veja Como adicionar etiquetas?. Bom atendimento!

Primeiro acesso: como entrar e conhecer o painel

Seja bem-vindo(a) ao MEDSAC! Este artigo é o seu ponto de partida: aqui você aprende a entrar na plataforma, recuperar a senha caso esqueça e conhecer as principais áreas do painel, entendendo onde fica cada coisa. Como fazer login Para acessar o MEDSAC, você precisa do endereço (URL) da sua plataforma e das suas credenciais de acesso. Passo 1. Abra o navegador e acesse o endereço da sua plataforma MEDSAC. Passo 2. Informe o e-mail cadastrado e a sua senha. Passo 3. Clique no botão de entrar para acessar o painel. Caso seja o seu primeiro acesso, normalmente você recebe um convite por e-mail com um link para definir sua senha. Após criá-la, é só usar esse e-mail e senha sempre que for entrar. Como recuperar a senha Se você esqueceu a senha, não há problema: Passo 1. Na tela de login, clique na opção de esqueci minha senha (recuperação de senha). Passo 2. Informe o e-mail cadastrado e confirme. Passo 3. Você receberá um e-mail com um link para criar uma nova senha. Abra esse e-mail, clique no link e defina a nova senha. Se o e-mail não chegar em alguns minutos, verifique a caixa de spam ou lixo eletrônico. Persistindo a dúvida, fale com o administrador da sua conta. Conhecendo o painel Depois de entrar, você verá o painel principal. A navegação acontece, em sua maior parte, pela barra lateral esquerda, onde ficam os atalhos para as principais áreas do sistema. Barra lateral É o menu de navegação que fica à esquerda da tela. Por ela você alterna entre Conversas, Contatos, Relatórios e demais áreas, além de acessar seu perfil. Ela acompanha você em praticamente todas as telas. Conversas É o coração do atendimento. Nesta área ficam todas as conversas dos seus canais (WhatsApp, Instagram, Telegram e outros) reunidas em um só lugar. Aqui você lê e responde mensagens, atribui conversas a agentes, aplica etiquetas e prioridades e acompanha o andamento de cada atendimento. Para entender o fluxo de trabalho, veja Como usar a automação?. Contatos Funciona como um banco de dados dos clientes com quem você já interagiu. Nesta área você consulta, cria, edita, organiza e filtra contatos. Para começar, veja Como usar a aba Contatos? e Como criar um contato manualmente?. Relatórios Reúne os indicadores da sua operação: volume de atendimento, tempo de resposta, resoluções, desempenho por agente e qualidade. É onde você acompanha resultados e apoia decisões. Para uma visão geral, consulte Como funcionam os relatórios no MEDSAC?. Ajustes / Configurações Área de administração da plataforma. Nas configurações você gerencia caixas de entrada (canais), agentes, equipes, etiquetas, horários de atendimento e outros ajustes da conta. O acesso a cada item pode variar conforme o seu perfil de permissão. Próximos passos Agora que você já sabe entrar e se localizar no painel, explore cada área com calma. Em caso de dúvidas, conte também com a Sara, a assistente de I.A do MEDSAC, e com os demais artigos deste Help Center.

Visão geral da Caixa de Entrada (Inbox)

A Caixa de Entrada é a tela onde você passa a maior parte do seu dia no MEDSAC. É nela que todas as conversas dos seus canais de atendimento (WhatsApp, Instagram, Telegram e outros) chegam, são organizadas e respondidas. Entender como ela é dividida ajuda você a atender com mais rapidez e a não perder nenhuma mensagem. A tela é organizada em três áreas principais, da esquerda para a direita: a lista de conversas, o painel central da conversa e o painel de detalhes do contato. Lista de conversas À esquerda, você encontra a lista com todas as conversas que estão sob sua responsabilidade. Cada item mostra, de forma resumida, o nome do contato, um trecho da última mensagem, o canal de origem e o horário. Conversas com mensagens não lidas costumam aparecer em destaque, para que você identifique rapidamente o que precisa de atenção. No topo dessa lista ficam as abas e filtros básicos, que permitem alternar a forma como as conversas são exibidas: - Minhas: conversas que já foram atribuídas a você. - Fila: conversas que chegaram mas ainda não têm nenhum atendente responsável. É uma boa prática acompanhar esta aba para garantir que ninguém fique sem resposta. - Todas: mostra todas as conversas da caixa de entrada, atribuídas ou não. Além dessas abas, você pode ordenar a lista e aplicar filtros adicionais para encontrar exatamente o que procura. Para filtros mais avançados e salvos, veja Como usar filtros na área de contatos? e os artigos da categoria de filtros e etiquetas. Painel central da conversa Ao clicar em uma conversa, o painel central exibe todo o histórico de mensagens trocadas com aquele contato. É aqui que você acompanha o fluxo do atendimento e responde. Na parte inferior fica o campo de digitação, de onde você envia mensagens, anexos e respostas rápidas. Há também a opção de registrar mensagens privadas (notas internas visíveis apenas para a equipe) — assunto detalhado nos artigos da categoria de mensagens privadas. No topo do painel ficam as ações principais da conversa, como atribuir a si mesmo ou a outro atendente, definir uma equipe responsável, adicionar etiquetas, definir prioridade e resolver ou reabrir a conversa. Para entender melhor a priorização, veja Como atribuir uma prioridade. Painel de detalhes do contato À direita, o painel lateral reúne as informações de quem você está atendendo: dados do contato, conversas anteriores, atributos, etiquetas e anotações. Esse painel é útil para ter contexto completo antes de responder e para registrar informações importantes do atendimento. Para saber como editar esses dados, consulte Como editar as informações do contato? e Como funcionam as anotações no contato?. Próximos passos Com a visão geral da Caixa de Entrada em mãos, explore os recursos do dia a dia, como respostas rápidas, automações e a assistente de I.A Sara, para tornar o seu atendimento ainda mais ágil.

Como atender sua primeira conversa (passo a passo)

Se você está começando a atender no MEDSAC, este guia mostra o caminho completo de uma conversa: desde abrir o atendimento até resolvê-lo. Siga os passos abaixo para responder seu primeiro cliente com segurança. Passo 1. Abrir uma conversa Na barra lateral, localize a lista de conversas. As conversas que aguardam atendimento aparecem nessa lista, normalmente separadas por status (como abertas, pendentes ou resolvidas). Clique sobre a conversa desejada para abri-la. A janela do atendimento será exibida, mostrando o histórico de mensagens trocadas com o cliente e os dados do contato. Passo 2. Responder o cliente Com a conversa aberta, vá até o campo de resposta na parte inferior da tela. Confira se você está na aba de resposta ao cliente (e não na de mensagem privada). Passo 1. Digite sua mensagem no campo de resposta. Passo 2. Revise o conteúdo para garantir que está claro e correto. Passo 3. Envie a mensagem. Ela será entregue ao cliente pelo canal de origem (WhatsApp, Instagram, Telegram e outros). Passo 3. Usar uma resposta rápida As respostas predefinidas ajudam a responder perguntas frequentes com agilidade. Para usar uma durante o atendimento: Passo 1. No campo de resposta, digite / seguido do código curto da resposta. Passo 2. Escolha a opção desejada na lista exibida. Passo 3. O conteúdo será inserido no editor. Ajuste o texto se precisar e envie. Para saber como cadastrar esses modelos, veja Como criar modelos Respostas Rápidas?. Passo 4. Adicionar uma nota privada A nota privada serve para registrar informações internas ou pedir apoio a um colega, sem que o cliente veja. Passo 1. Na área de resposta, alterne para a opção Mensagem Privada. Passo 2. Digite a observação. Para chamar outro usuário, use @ e selecione o colega. Passo 3. Envie a nota. Ela ficará registrada apenas no histórico interno da conversa. Para mais detalhes, consulte Como funcionam as mensagens privadas?. Passo 5. Atribuir a si ou a um colega Atribuir a conversa define quem é o responsável pelo atendimento, o que organiza a operação e preserva a rastreabilidade. Passo 1. No painel de detalhes da conversa, localize o campo de responsável (agente). Passo 2. Selecione seu próprio nome para assumir o atendimento, ou escolha um colega para encaminhá-lo. Passo 3. A conversa passará a constar para o responsável escolhido. Passo 6. Resolver a conversa Quando o atendimento for concluído e o cliente estiver atendido, marque a conversa como resolvida. Use o botão de resolver, normalmente disponível no topo da janela da conversa. Ao resolver, a conversa sai da fila de atendimentos abertos, mas continua acessível no histórico. Se o cliente responder novamente, a conversa pode reabrir automaticamente. Resumo 1. Abra a conversa na lista lateral. 2. Responda o cliente no campo de resposta. 3. Use / para inserir uma resposta predefinida. 4. Registre uma nota interna pela Mensagem Privada. 5. Atribua o atendimento a você ou a um colega. 6. Marque como resolvida ao concluir. Seguindo esses passos, você consegue conduzir um atendimento completo do início ao fim, mantendo a organização e o histórico da operação sempre claros.

Sua conta: perfil, disponibilidade e notificações

No MEDSAC, cada usuário tem um espaço próprio para gerenciar suas informações pessoais, sua disponibilidade para atendimento e a forma como deseja ser avisado sobre novas conversas e atualizações. Manter esses dados corretos ajuda a equipe a se identificar com facilidade, garante que você não perca atendimentos importantes e contribui para a rastreabilidade das ações realizadas. Veja como configurar cada item. Como editar o seu perfil No seu perfil você ajusta as informações básicas que o sistema usa para identificá-lo, como nome, foto e dados de acesso. Passo 1. Acesse as configurações do seu perfil, geralmente disponíveis ao clicar na sua foto ou nas iniciais do seu nome, no canto da tela. Passo 2. Atualize os campos desejados: 1. Nome: é como você aparece para colegas e nos registros das conversas. Use seu nome real para preservar a identificação correta das ações. 2. Foto de perfil: ajuda a equipe a reconhecer você rapidamente. Envie uma imagem nítida e adequada ao ambiente de trabalho. 3. Idioma e informações de exibição: ajuste conforme sua preferência. Passo 3. Salve as alterações para que elas passem a valer imediatamente. Como alterar a sua senha Ainda na área do seu perfil, localize a opção de alteração de senha. - Informe a senha atual e, em seguida, a nova senha. - Escolha uma senha forte e que não seja compartilhada com outras pessoas. Lembre-se de que cada acesso é individual e intransferível. Para entender por que isso é importante, veja Por que cada usuário deve ter seu próprio acesso?. Como definir a sua disponibilidade A disponibilidade indica à plataforma se você está apto a receber novas conversas naquele momento. Em geral, é possível alternar entre os estados: 1. Online: você está disponível e pode receber novos atendimentos. 2. Ausente: você continua conectado, mas sinaliza que não deve receber novas conversas no momento. 3. Offline / Desconectado: indica que você não está disponível para atendimento. Para alterar o seu estado, abra o menu de disponibilidade (normalmente próximo à sua foto de perfil) e selecione a opção desejada. Manter a disponibilidade atualizada ajuda na distribuição justa das conversas e evita que clientes fiquem aguardando sem retorno. Como ajustar as suas notificações As notificações avisam você sobre novas conversas, mensagens e menções, para que nada passe despercebido. No MEDSAC, você pode definir como prefere ser avisado: - No painel: alertas exibidos dentro da própria plataforma enquanto você está usando o sistema. - Por e-mail: resumos e avisos enviados para o seu endereço de e-mail, úteis quando você não está com a plataforma aberta. - Push (navegador): notificações que aparecem no seu dispositivo mesmo com a aba do MEDSAC em segundo plano. Pode ser necessário autorizar as notificações no navegador na primeira vez. Nas configurações de notificações, ative ou desative cada tipo de aviso de acordo com a sua rotina. Por exemplo, você pode optar por receber notificações push apenas para conversas atribuídas a você. Observações importantes - Mantenha nome e foto atualizados para facilitar a identificação nas conversas. - Atualize sua disponibilidade sempre que iniciar ou encerrar o expediente. - Revise suas notificações periodicamente para equilibrar agilidade e foco. - Nunca compartilhe sua senha: o acesso é pessoal e protege a rastreabilidade da operação.