O que você vai configurar
A confirmação automática tem duas partes:
- Os modelos de mensagem do WhatsApp, enviados para aprovação da Meta uma vez para a conta inteira. Eles valem para todas as caixas de WhatsApp e todas as agendas.
- Os ajustes de cada agenda: se a confirmação está ligada, quando enviar, por qual caixa e o que fazer com cada resposta.
Para entender o funcionamento geral, leia antes Confirmação automática de agendamento: como funciona.
Informativo: a configuração das agendas é feita por administradores (ou por quem tem permissão de gerenciar a Agenda).
Passo 1: enviar os modelos para aprovação
- Na Agenda, clique no ícone Gerenciar agendas.
- Abra a aba Mensagens do WhatsApp.
- Confira a lista de modelos. O de confirmação é o Confirmação de agendamento: um lembrete com os botões Confirmar, Reagendar e Cancelar.
- Clique em Enviar para aprovação.
- Acompanhe o status de cada modelo: Aprovado, Em análise, Rejeitado, Parcial (aprovado só em parte das caixas) ou Não enviado. Use Sincronizar com a Meta para atualizar o status.
Ao enviar o modelo de confirmação, o MEDSAC cadastra junto os modelos que trabalham com ele: Cancelamento por falta de confirmação e, para agendas com rota, os avisos de chegada e de "a caminho". O Convite de agendamento é cadastrado à parte.
Clique num modelo para abrir a pré-visualização: você vê como a mensagem chega ao paciente, o nome do modelo na Meta, a categoria, o idioma e o status por caixa.
Atenção: o envio para aprovação exige uma caixa de WhatsApp Cloud na conta. Sem ela, a lista continua visível e o botão Copiar modelo, na pré-visualização, copia os dados do modelo para você cadastrá-lo manualmente.
O formato do modelo
O texto do modelo de confirmação é fixo para garantir que os dados e os botões funcionem. Ele tem cinco informações automáticas: nome do paciente, procedimento (o rótulo de procedimento da agenda), data, horário e o prazo para responder. Ele também tem três botões de resposta rápida: Confirmar, Reagendar e Cancelar.
Se o modelo da caixa escolhida não estiver no formato exigido, o sistema bloqueia a ativação e mostra o motivo. Exemplos: modelo não encontrado na caixa, ainda não aprovado, idioma diferente, quantidade de variáveis errada, ou botões diferentes de três respostas rápidas (botão de link não é aceito).
Passo 2: ligar a confirmação na agenda
- Em Gerenciar agendas, abra a agenda desejada.
- Vá à aba Confirmação e ligue Confirmação automática.
- Preencha os blocos abaixo e clique em Salvar.
Quando enviar
| Campo | O que define |
|---|---|
| Dias antes ou Semanal | Dias antes: envia alguns dias antes de cada agendamento. Semanal: envia num dia fixo da semana para os agendamentos dos próximos dias. |
| Enviar (dias antes) | No dia da consulta, 1 dia antes (véspera), 2, 3, 5 ou 7 dias antes. |
| Horário do disparo (dias antes) | Horário em que a confirmação sai. Padrão: 08:00. |
| Dia da semana, Horário e Confirmar quantos dias à frente (semanal) | Quando o lote sai e quantos dias de agendamentos ele cobre. |
| Prazo para responder (horas) | Tempo para o paciente responder. De 1 a 72 horas; vazio = 6 horas. Nunca passa do horário da consulta. |
| Lembrete (horas antes de vencer) | Um único reenvio, faltando esse tempo para o prazo vencer. Precisa ser menor que o prazo; vazio = 1 hora. |
| Se o cliente não confirmar no prazo | Cancelar o agendamento e avisar o cliente ou Manter o agendamento e transferir para a atendente. |
Atenção: a opção Manter o agendamento e transferir para a atendente exige um Agente responsável. Sem ele, a configuração não é salva.
Caixa e atendente
- Caixa WhatsApp: a caixa que envia as confirmações. O bloco Modelo no WhatsApp mostra se o modelo de confirmação está aprovado nessa caixa.
- Agente responsável: quem recebe a conversa quando a confirmação é enviada e quando o paciente responde (se a conversa ficar aberta). Ele precisa ser membro da caixa escolhida; caso contrário, a conversa não é atribuída. Escolha Sem agente fixo se não quiser atribuição automática.
- Agente de automação: usado nas conversas que o fluxo finaliza sozinho. É definido pelo suporte MEDSAC e aparece desabilitado para o administrador da conta.
Respostas do cliente
Em três abas (Ao confirmar, Ao reagendar e Ao cancelar), defina:
- Conversa: o que fazer com a conversa depois da resposta.
- Manter aberta para o atendente: a conversa fica aberta e é atribuída ao agente responsável.
- Finalizar automaticamente: a conversa é finalizada. Em Ao cancelar, essa opção também cancela o agendamento na hora; com Manter aberta, o cancelamento fica como pedido para a equipe decidir.
- Reagendar automaticamente (cliente escolhe novo horário): só em Ao reagendar. O próprio paciente escolhe uma nova data e horário pela conversa.
- Enviar resposta automática: liga ou desliga uma mensagem enviada ao paciente após a resposta. O texto aceita as variáveis {patient_name}, {date} e {time} (até 1.000 caracteres).
A conversa também recebe uma etiqueta conforme a resposta: por padrão, Agendamento Confirmado, Reagendamento Solicitado ou Cancelamento Solicitado.
Pronto para usar
Com o modelo aprovado na caixa e a agenda salva com a confirmação ligada, o MEDSAC passa a enviar as confirmações sozinho e a tratar cada resposta como você definiu. Para enviar uma confirmação avulsa, use o botão de envio no bloco Situação do agendamento.