Gestão de Documentos
Por Sara
Por Sara
Documentos da qualidade (POPs, manuais, formulários): fluxo de elaboração, revisão e aprovação, Biblioteca com ciência de leitura, versões, impressão controlada e relatórios para auditoria.
Visão geral: Gestão de Documentos da Qualidade
O módulo Gestão de Documentos é o GED da qualidade do MEDSAC: POPs, manuais, instruções e formulários vivem no sistema com o ciclo completo que as auditorias ISO 9001, DICQ (SBAC) e PALC (SBPC/ML) exigem — quem elaborou, quem revisou, quem aprovou, qual versão vale hoje e quem confirmou a leitura. Conceitos | Conceito | O que é | |---|---| | Documento | A identidade estável: código (ex.: POP-REC-001), título e categoria. | | Versão | O conteúdo em um momento: passa por elaboração → revisão → aprovação. | | Vigente | A única versão publicada que vale — é a que a equipe lê na Biblioteca. | | Obsoleta | Versão superada por uma publicação mais nova. Fica no histórico, marcada. | As duas portas do módulo - Biblioteca — onde a equipe lê os documentos publicados e confirma a leitura ("Li e compreendi"). - Gestão de documentos — onde o gestor da qualidade administra: cria documentos, acompanha o fluxo, configura governança e tira relatórios. O que o auditor encontra pronto - Assinaturas eletrônicas de elaboração, revisão e aprovação (usuário + data/hora). - Controle de alterações: motivo obrigatório em cada nova versão + comparação (diff) entre versões. - Evidência de distribuição: quem visualizou, quem deu ciência, quem está pendente — com exportação em CSV. - Cópia impressa controlada: marca d'água, identificação de quem imprimiu e carimbo em versões obsoletas.
Categorias e acesso por times
Todo documento pertence a uma categoria (ex.: "POPs Técnicos", "Manuais da Qualidade", "Formulários"). A categoria é também a cerca de acesso: você vincula times a ela, e só os membros desses times enxergam os documentos publicados na Biblioteca. Criar uma categoria 1. Abra Gestão de documentos → Categorias. 2. Clique em Nova categoria, dê nome, descrição e um ícone. 3. Vincule os times que devem ter acesso de leitura. Sem times vinculados, só administradores veem os documentos da categoria. Se a equipe não está encontrando um documento na Biblioteca, confira os times da categoria primeiro. Regras de acesso - Administradores e o cargo com "Gerenciar documentos" veem tudo, em todas as categorias. - Agentes veem apenas os documentos publicados das categorias cujos times os incluem. - Versões em andamento (rascunho, em revisão, em aprovação) só aparecem para quem participa do fluxo daquela versão — elaborador, revisor e aprovador — e para os gestores. Boas práticas - Comece com poucas categorias amplas (Técnico, Recepção, Qualidade) e refine depois. - A audiência do relatório de leitura é derivada dos times da categoria: vincule os times certos ANTES de publicar, para as pendências de ciência nascerem corretas.
Criar um documento e elaborar o conteúdo
Criar o documento Em Gestão de documentos, clique em Novo documento e preencha: - Código — o identificador do seu SGQ (ex.: POP-REC-001, FORM-COL-002). Único por conta. - Título e Categoria. - Revisor e Aprovador — indicados já na criação. O sistema exige três pessoas diferentes (elaborador ≠ revisor ≠ aprovador), como as normas pedem. Você (criador) é o elaborador da primeira versão e cai direto no editor. Elaborar - O editor salva sozinho enquanto você escreve (indicador "Salvando… / Salvo"). - Formatação completa: títulos, listas, tabelas, imagens (cole ou envie), citações e código. - Anexos: arquivos vinculados à versão (planilhas, modelos) ficam disponíveis para quem lê. - Enquanto está em rascunho, só o elaborador edita — nem o administrador altera o conteúdo de outra pessoa (a assinatura de elaboração deve refletir o autor real). Enviar para revisão Quando o conteúdo estiver pronto, clique em Enviar para revisão. A partir daí o conteúdo congela — se o revisor devolver, ele reabre para edição com a nota da devolução visível. A partir da segunda versão, o sistema pede também o motivo da alteração — é o título daquela versão no histórico (estilo controle de mudanças).
Revisar e aprovar (o fluxo de assinaturas)
O fluxo é o clássico de análise crítica: rascunho → em revisão → em aprovação → publicado ↘ devolver (nota) ↙ Quem faz o quê | Papel | Ação | Assinatura registrada | |---|---|---| | Elaborador | escreve e envia para revisão | elaboração (usuário + data) | | Revisor designado | Aprovar revisão ou Devolver com nota | revisão (usuário + data) | | Aprovador designado | Aprovar e publicar ou Devolver com nota | aprovação (usuário + data) | Só o designado assina. Nem administradores aprovam no lugar do revisor/aprovador indicado — a assinatura precisa ser de quem foi designado. Cada um recebe notificação e e-mail quando a vez é sua. Revisando Na tela de revisão você vê o conteúdo e, a partir da segunda versão, a aba Alterações — o comparativo palavra a palavra contra a versão vigente. Para devolver, a nota é obrigatória e fica registrada para sempre na linha do tempo (evidência do ciclo de análise crítica). Publicação Ao Aprovar e publicar: a versão vira a vigente, a anterior vira obsoleta automaticamente, e a audiência da categoria é avisada (sino + e-mail) para ler e dar ciência. Não existe atalho: até a primeira versão passa pelo fluxo completo.
Biblioteca: ler e dar ciência ("Li e compreendi")
A Biblioteca é o portal de leitura: capa com busca, categorias em cards e leitura em página inteira com sumário lateral ("Nesta página"). Ler um documento - Abra a Biblioteca no menu lateral, escolha a categoria (ou busque por código/título) e clique no documento. - O topo mostra quem elaborou, revisou e aprovou e a versão vigente — o cabeçalho que o auditor espera. - Toda visualização é registrada automaticamente (conta para o relatório de leitura). Dar ciência Ao final da página está o botão "Li e compreendi". Clique após ler: o sistema grava usuário + data/hora, uma única vez por versão publicada (republicou, a ciência zera — a equipe precisa ler a versão nova). - Se o gestor definiu prazo de ciência, ele aparece no banner ("Ciência até {data}") e fica vermelho quando vencido. - Quem não confirmou dentro do prazo recebe lembrete automático (notificação + e-mail), uma vez por publicação. Imprimir também confirma. Se o documento permite impressão e você ainda não deu ciência, o botão Imprimir pede a confirmação ("Ao imprimir, confirmo que li e compreendi…") e registra a ciência junto.
Versões, histórico e comparação (diff)
Nova versão No painel do documento, clique em Nova versão: o sistema copia o conteúdo da vigente para um novo rascunho e pede motivo da alteração (obrigatório), revisor e aprovador. A nova versão percorre o fluxo completo; ao ser publicada, a anterior vira obsoleta automaticamente — nunca existem duas vigentes. Histórico Histórico lista todas as versões estilo linha do tempo: motivo (o "título" da versão), situação, elaborador e datas. De lá você pode: - Abrir uma versão publicada (ou obsoleta, se você for gestor); - Comparar com a anterior — o diff destaca o que entrou e o que saiu, palavra a palavra; - Escolher duas versões quaisquer para comparar (seletores "De/Para"). Regras de imutabilidade - Versão publicada ou obsoleta nunca muda — é o registro que a auditoria preserva. - Rascunho pode ser descartado; versões que passaram do rascunho, não. - Tornar obsoleto (gestor): retira o documento de uso sem substituto — ele volta a "em elaboração" até uma nova publicação. Versão obsoleta impressa sai sempre carimbada ("VERSÃO OBSOLETA — CÓPIA NÃO CONTROLADA"), para papel superado não circular como se fosse vigente.
Impressão: formulários, marca d'água e rastreabilidade
Por padrão, documento da qualidade é cópia controlada: lê-se na tela e não se imprime (papel avulso vira cópia não controlada — apontamento clássico de auditoria). A exceção são os formulários/registros, que existem justamente para serem impressos em branco e preenchidos. Liberar a impressão (gestor) No painel do documento, card Configurações: - Permitir impressão — habilita o botão Imprimir na Biblioteca e na gestão. - Marca d'água "CÓPIA NÃO CONTROLADA" — carimbo diagonal em todas as páginas. Recomendado para POPs e manuais liberados para impressão; formulários em branco normalmente ficam sem (formulário preenchido vira registro). O que sai no papel - Cabeçalho com logo e nome da empresa (configurados em Configurações → Conta → Marca), código, título, versão e data de publicação. - As três assinaturas: Elaborou / Revisou / Aprovou. - Rodapé com "Impresso por {nome} em {data}" — toda impressão é rastreável a quem a gerou (e com marca d'água, o nome vai repetido em cada página). - Aviso de documento controlado eletronicamente: "confira sempre a versão vigente no sistema". A janela de impressão do navegador também salva em PDF ("Salvar como PDF") — não precisa de impressora física para gerar o arquivo. Imprimir = ciência Se você ainda não deu o "Li e compreendi" da versão vigente, imprimir pede a confirmação e registra a ciência junto — o papel diz quem imprimiu, e o sistema comprova que essa pessoa confirmou a leitura.
Governança: análise crítica periódica e prazo de ciência
Dois prazos, configurados por documento no card Configurações do painel de gestão: Análise crítica periódica (meses) A ISO 9001 (§7.5) pede revisão periódica dos documentos. Defina o período (ex.: 12 meses) e o sistema calcula a próxima análise crítica a partir da data de publicação da vigente — republicou, o prazo reinicia sozinho. - O painel mostra "Próxima análise crítica: {data}" (vermelho quando vence). - A lista de gestão ganha o selo "Revisão vencida" no card, e o filtro Revisões vencidas mostra só os atrasados. - Quando vence, o elaborador da vigente e os administradores recebem aviso (sino + e-mail), uma vez por prazo. Prazo de ciência (dias) Quantos dias após a publicação a equipe tem para confirmar a leitura (ex.: 15). - O prazo aparece no banner de ciência da Biblioteca (vermelho quando vencido). - Vencido o prazo, cada membro pendente da audiência recebe um lembrete (sino + e-mail) por publicação. Campo vazio = recurso desligado para aquele documento. Configure conforme a criticidade: POPs essenciais com prazos curtos, documentos de apoio sem prazo.
Notificações e e-mails do módulo
O módulo avisa as pessoas certas em quatro momentos — sempre em dois canais: o sino "Notificações" (primeiro item do menu lateral, com contador) e e-mail. | Aviso | Quem recebe | Quando | |---|---|---| | Documento aguarda sua ação | revisor, aprovador ou elaborador (devolução) | a cada passo do fluxo | | Novo documento publicado — leia e dê ciência | toda a audiência (times da categoria) | na publicação | | Análise crítica vencida | elaborador da vigente + administradores | no dia do vencimento | | Prazo de ciência vencido | cada pendente da audiência | um lembrete por publicação | Comportamento - Não há opção de silenciar: são avisos de conformidade — a pessoa será notificada conforme o caso. - Clicar na notificação abre direto o lugar certo: pendências abrem o painel do documento; publicação e ciência abrem a Biblioteca para ler. - Os lembretes automáticos rodam todo dia às 8h e nunca repetem: um aviso por prazo/publicação. - O e-mail traz o código, o título e o link direto — dá para agir sem procurar nada.
Relatório de leitura: evidências para a auditoria
O Relatório de leitura (gestor) responde a pergunta que todo auditor faz: "como você comprova que a equipe conhece este procedimento?" O que ele mostra Escolha o documento e a versão (vigente ou obsoletas — a evidência histórica permanece): - Cards-resumo: Visualizaram / Confirmaram / Pendentes. - Tabela por pessoa: primeira e última visualização, nº de visualizações, data da ciência e a situação (Confirmado / Visualizou / Pendente). - Filtro Só pendentes para a cobrança do dia a dia. Quem entra na audiência Membros dos times da categoria + administradores. Quem leu e depois saiu do time continua no relatório (a evidência não se perde), mas deixa de receber lembretes. Exportar para o auditor O botão Exportar CSV baixa a lista completa da versão selecionada — abre direto no Excel (acentuação correta, separador ;). É o anexo ideal para o dossiê da auditoria, junto com a linha do tempo do documento (quem elaborou/revisou/aprovou e quando). Dica: o painel do documento também mostra um resumo de leitura da vigente — clique nele para cair no relatório completo.
Perguntas frequentes (Gestão de Documentos)
Por que não encontro um documento na Biblioteca? Ou ele ainda não tem versão publicada, ou você não está num time vinculado à categoria dele. Peça ao gestor para conferir os times da categoria. Por que minha ciência "sumiu" depois de uma atualização? A ciência vale por versão publicada. Quando sai versão nova, todos precisam ler e confirmar de novo — é o comportamento correto para a auditoria. Sou administrador; por que não consigo aprovar um documento? Só o revisor/aprovador designado assina. Se a pessoa saiu ou está ausente, devolva ao rascunho e crie o fluxo com novos designados — a trilha registra tudo. Não vejo o botão Imprimir. A impressão é liberada por documento, pelo gestor (card Configurações → "Permitir impressão"). Documentos de leitura ficam como cópia controlada, sem impressão. Posso editar um documento publicado? Não — publicado é imutável. Crie uma Nova versão com o motivo da alteração; ao publicá-la, a anterior vira obsoleta sozinha. Quem configura prazos e marca d'água? Administradores e o cargo com "Gerenciar documentos" (cargo Qualidade). Agentes não alteram governança. O que acontece se eu imprimir uma versão obsoleta? Ela sai carimbada como "VERSÃO OBSOLETA — CÓPIA NÃO CONTROLADA" — impossível confundir com a vigente. De onde vêm o logo e o nome que saem na impressão? De Configurações → Conta → Marca da empresa — a mesma marca usada na página de pagamento. Configure uma vez, vale para tudo.