A Sara monta e envia orçamentos sozinha durante o atendimento. Ela segue travas de segurança para nunca enviar preço errado.
Quando acontece
O paciente pede um orçamento digitando os exames ("hemograma, glicose e colesterol") ou enviando a foto/PDF do pedido médico.
As regras que a Sara segue
-
Particular ou convênio, sempre primeiro. Antes de cotar, a Sara confirma a modalidade. É uma trava do sistema: sem essa definição, o orçamento não sai.
- Convênio de desconto: usa o preço com desconto da tabela.
- Convênio com cobertura: não é cotado por valor. A Sara explica que o convênio cobre e, se o paciente quiser particular mesmo assim, transfere para a equipe.
-
Ou cobre tudo, ou não envia. A Sara só envia o orçamento quando todos os exames foram reconhecidos com preço na tabela oficial. Veja abaixo o que acontece quando falta algum.
-
Perfis e pacotes seguem o cadastro. Um perfil (ex.: perfil lipídico) é expandido nos exames que o compõem. Um check-up/pacote cadastrado sai pelo preço do pacote.
-
Envio completo = mensagem + PDF. A mensagem traz a nota de transparência ("Orçamento gerado automaticamente por Sara…"), as condições comerciais da conta e a data de validade.
-
Valores nunca são inventados. Vêm sempre da tabela oficial. A Sara não repete nem recalcula valores de cabeça.
A Sara nunca envia orçamento parcial
Se algum exame do pedido não foi reconhecido com segurança, ou não tem preço, o orçamento não vai para o paciente:
-
ele fica no painel como rascunho parcial da Sara, na etapa Início, com o aviso "Rascunho parcial da Sara — falta completar: …";
-
a Sara não informa valores e não gera cobrança: ela coleta nome completo e CPF do paciente e transfere para a equipe;
-
a equipe abre o orçamento, completa (ou remove) o que faltou, salva e envia.
Atenção: essa trava vale para todos os caminhos de envio, inclusive o botão Enviar do painel. Um rascunho parcial só pode ser enviado depois que alguém abre e salva o orçamento completo.
Outras situações em que o envio é bloqueado
| Situação | O que acontece | Quem resolve |
|---|---|---|
| Cobrança dupla: o mesmo exame entrou avulso e também dentro de um perfil/pacote que já o inclui | O orçamento fica como rascunho e não é enviado | A equipe mantém o pacote ou o avulso e envia |
| Contato que pede para várias pessoas sem o nome de quem vai fazer os exames | O envio é recusado até o nome ser informado | A equipe abre o orçamento, informa o nome e salva |
Orçamento refeito substitui o anterior
O paciente pode mudar o pedido depois de receber o orçamento ("tira esse", "acrescenta aquele"). Nesse caso, a Sara refaz o orçamento com a lista completa:
-
se o orçamento anterior ainda não foi enviado, ela atualiza o mesmo rascunho;
-
se já foi enviado, e é o mesmo paciente com pelo menos um exame em comum, o novo orçamento substitui o anterior. O antigo fica como Substituído e sai do funil e dos relatórios. A Sara avisa o paciente para desconsiderar o anterior;
-
se é outro paciente (ex.: a mãe pede o dela e o da filha) ou nenhum exame em comum, os dois orçamentos continuam valendo.
Informativo: na dúvida sobre o paciente, o sistema não substitui. Substituir errado tiraria do funil um orçamento real.
Aviso de orçamento duplicado
Se já existe um orçamento em aberto criado pela equipe na mesma conversa, a Sara monta o dela e o sistema registra uma nota interna avisando que os dois podem duplicar o funil. A equipe decide: editar o existente ou marcar o antigo como substituído.
Quando é a equipe que cria um orçamento (pelo painel ou pela leitura do pedido), aparece o aviso "Este cliente já tem um orçamento em aberto", com o número, o valor e em nome de quem ele está. As opções são:
| Opção | Quando usar |
|---|---|
| Editar o ORC-… | É o mesmo pedido: mantém um orçamento só |
| Substituir o ORC-… | É o mesmo pedido refeito: o anterior vira Substituído |
| Criar novo e manter os dois | É outro pedido: cada um conta no funil |
Quando o paciente é outro, ou não há exame em comum, o aviso já indica criar um novo e manter os dois.
Contato que pede para várias pessoas (clínica ou parceiro)
Alguns contatos enviam pedidos de vários pacientes na mesma conversa (clínicas, consultórios, parceiros). Para eles, marque no contato, em Dados básicos, a opção Pede para várias pessoas (clínica/parceiro). Com ela marcada:
-
o nome de quem vai fazer os exames passa a ser obrigatório no orçamento;
-
o aviso de duplicado só compara orçamentos com o mesmo nome. Assim, o pedido de um paciente não substitui o de outro;
-
na leitura do pedido, o nome lido na foto aparece para você conferir.
Atenção: sem essa marcação, cada orçamento novo desse contato dispara o aviso de duplicado. Escolher "substituir" por engano apaga do funil o orçamento de outro paciente.
CPF é opcional
O orçamento não exige CPF. Ele já fica ligado ao contato da conversa.
-
Informe o CPF quando o paciente for outra pessoa (ex.: consultório pedindo para vários pacientes).
-
Se o CPF for informado, ele precisa ser válido. CPF com dígito errado é recusado.
-
O CPF do pagador é outra coisa: ele é pedido na hora de gerar a cobrança.
Informativo: a Sara é uma IA de apoio e o orçamento sai identificado como gerado por ela. A equipe pode revisar e completar qualquer orçamento pelo painel. Depois de enviar, a Sara oferece o link de pagamento. Veja Do aceite ao pagamento: a Sara gera a cobrança.