Formulários do WhatsApp
Por Sara
Por Sara
Formulários nativos do WhatsApp para coletar dados em uma única interação: criar, publicar na Meta, enviar na conversa ou por macro, e onde as respostas caem.
Visão geral: Formulários do WhatsApp
Um Formulário do WhatsApp é um formulário nativo que o paciente ou cliente preenche dentro do próprio WhatsApp, em uma única interação: ele toca no botão, preenche os campos e envia. As respostas voltam estruturadas para o atendimento. Serve para substituir aquela mensagem comprida que a equipe digita todo dia: "Por favor preciso que me informe: Nome completo / Data de nascimento / RG / CPF" Nesse formato, a pessoa responde em texto livre, às vezes em várias mensagens, e o atendente relê tudo para transcrever. Com o formulário, é um envio e uma resposta organizada. Conceitos Conceito O que é Formulário A identidade estável: nome, descrição, visibilidade e a lista de campos. Versão Cada publicação na Meta. Versão publicada é imutável — editar gera uma nova. Envio O registro de que o formulário foi mandado numa conversa, e se já foi respondido. As duas portas - Configurações → Formulários do WhatsApp — onde o administrador cria, edita, publica e arquiva. - Painel da conversa — onde o atendente envia um formulário já publicado para a pessoa com quem está falando. O que o formulário é e o que não é - É um formulário de uma tela só: todos os campos aparecem juntos, a pessoa preenche e envia. - Não é um fluxo com perguntas encadeadas nem com telas que mudam conforme a resposta. Essa limitação é proposital: formulário de tela única é simples, previsível e não atrapalha a conversa. - Não substitui a Sara. Enquanto o formulário está aberto, a conversa segue normalmente.
Criar e publicar um formulário
Em Configurações → Formulários do WhatsApp, clique em Novo formulário. Você pode começar em branco ou a partir de um modelo pronto. Modelos prontos Modelo Campos Dados para liberação de resultado Nome completo, CPF, Data de nascimento Cadastro do cliente Nome completo, CPF, Data de nascimento, E-mail Dados do pagador Nome completo, CPF, E-mail O modelo vira um rascunho comum: você ajusta o que quiser antes de publicar. Tipos de campo Texto · Texto longo · Número · Data · E-mail · CPF · Telefone · Seleção única · Seleção múltipla. O campo CPF valida o documento na hora em que a pessoa preenche — ela não consegue enviar um CPF inválido. Limites (definidos pela Meta) - até 20 campos por formulário e até 20 opções por campo de seleção - rótulo do campo: 20 caracteres · texto de ajuda: 80 - título da tela: 30 · botão de enviar: 35 · botão da mensagem: 20 A tela avisa antes de publicar se algum limite foi ultrapassado — assim o erro não aparece só na hora de enviar para a Meta. Visibilidade - Global — todos os usuários da conta veem e podem enviar. - Pessoal — só quem criou. ⚠️ "Pessoal" controla quem vê e usa aqui no sistema. O formulário continua publicado no seu número do WhatsApp — não é um isolamento na Meta. Publicar Publicar envia o formulário para a Meta, que valida o conteúdo na hora. Se algo estiver fora do padrão, a mensagem de erro aparece na própria tela. Só administrador publica. Criar e editar rascunho é barato e reversível; publicar não é. Por que editar cria uma versão nova Formulário publicado na Meta é imutável. Ele não pode ser alterado nem apagado — só marcado como obsoleto. Por isso, ao editar um formulário publicado, o sistema publica uma nova versão e marca a anterior como obsoleta automaticamente. Quem já tinha recebido a versão antiga consegue terminar de preencher; novos envios usam a nova.
Enviar um formulário na conversa e por macro
Na conversa No painel lateral da conversa, o card Formulários do WhatsApp lista os formulários publicados que você pode usar. Escolha um e envie — a pessoa recebe a mensagem com o botão e preenche ali mesmo. Por macro Formulário também é uma ação de macro: Enviar formulário do WhatsApp. Monte a macro como qualquer outra e inclua essa ação. Serve para padronizar: a mesma macro aplica etiqueta, atribui ao time e manda o formulário certo. Quando o envio é recusado O sistema confere seis coisas antes de enviar. Se alguma falhar, o motivo aparece no alerta: Motivo O que significa Formulário arquivado Foi arquivado e não pode mais ser enviado. Sem permissão É um formulário pessoal de outra pessoa. Não publicado Ainda é rascunho — publique antes. Canal não é WhatsApp A conversa não está num canal de WhatsApp Oficial. Não publicado neste número O formulário existe, mas não foi publicado no número dessa conversa. Fora da janela de 24 horas A pessoa não interage há mais de 24 horas. O WhatsApp só permite mensagem livre dentro dessa janela. A última é a mais comum. Se a janela fechou, reative a conversa com um template antes de mandar o formulário.
Onde caem as respostas do formulário
Assim que a pessoa toca em enviar, acontecem três coisas: 1. Nota privada na conversa O bloco completo de respostas entra como nota privada, já organizado campo a campo. O atendente lê sem precisar remontar nada, e a nota fica no histórico como evidência do que foi informado. 2. Dados gravados no contato Os campos com destino definido vão para os atributos do contato — CPF, data de nascimento, e-mail. Na próxima conversa o dado já está lá. 3. Etiqueta de conclusão Se o formulário tiver uma etiqueta de conclusão configurada, ela é aplicada à conversa automaticamente. Serve para filtrar depois: "quais atendimentos já tiveram o cadastro preenchido?" Enquanto o formulário está aberto Nada trava. A conversa segue normal e a Sara continua respondendo, se a conta usa a assistente. O formulário é uma coleta paralela, não um fluxo que sequestra o atendimento. Se a pessoa não responder O envio fica registrado como pendente. Não há cobrança automática — se precisar insistir, envie de novo ou fale pela conversa.
Perguntas frequentes (Formulários do WhatsApp)
Formulário é cobrado como mensagem? O envio segue a regra normal do WhatsApp Oficial: dentro da janela de 24 horas, é mensagem de sessão. A resposta da pessoa não gera cobrança adicional. Posso editar um formulário já publicado? Pode — e o sistema publica uma nova versão, marcando a anterior como obsoleta. A Meta não permite alterar um formulário publicado, então essa é a única forma. Posso apagar um formulário publicado? Não. A Meta só permite apagar rascunho. Publicado pode ser arquivado, o que o tira da lista de envio. Qual a diferença para um template? O template é uma mensagem aprovada pela Meta para iniciar conversa fora da janela de 24h. O formulário é uma coleta de dados dentro de uma conversa já aberta. São coisas diferentes e se complementam: template reabre, formulário coleta. Dá para fazer perguntas que mudam conforme a resposta? Não nesta versão. O formulário tem uma tela só. Fluxos com ramificação continuam sendo feitos sob medida pela equipe MEDSAC. Quem pode criar e publicar? Criar e editar rascunho: qualquer usuário, respeitando a visibilidade. Publicar: só administrador — publicar é irreversível. O formulário atrapalha a Sara? Não. A conversa continua normal enquanto o formulário está aberto. A pessoa pode responder pelo computador? Sim, funciona no WhatsApp Web e no aplicativo, desde que o app esteja atualizado. Em versões muito antigas o botão pode não aparecer — nesse caso, peça os dados pela conversa.