Laboratório (integração Shift)
Por Sara
Por Sara
Como configurar a integração com o Shift LIS, acompanhar O.S. no Monitor, avisar pacientes, entregar laudos pelo WhatsApp e medir a conversão de orçamentos.
Visão geral: integração com o laboratório (Shift LIS)
A integração do MEDSAC com o Shift LIS (o sistema do laboratório) liga o atendimento pelo WhatsApp ao que acontece no laboratório. Com ela ativa, o MEDSAC pode: 1. Acompanhar as ordens de serviço (O.S.) automaticamente, por varredura a cada 15 minutos, sem ninguém consultar o LIS na mão. 2. Avisar o paciente pelo WhatsApp quando o resultado fica pronto ou quando é preciso uma nova coleta, com regras de segurança e de horário. 3. Entregar o laudo em PDF na conversa, depois de confirmar a identidade do paciente pelo CPF, ou pelo clique de um atendente. 4. Trazer cadastros do Shift: exames, instruções de preparo e, se você quiser, dados das unidades. 5. Medir a conversão de orçamentos: cruzar os orçamentos enviados pelo MEDSAC com as O.S. que de fato foram abertas no laboratório. 6. Abrir uma Ocorrência para a equipe quando uma O.S. entra em recoleta. 7. Enviar o pedido direto ao laboratório (pedido eletrônico WSHIS), quando o laboratório contrata esse módulo à parte com a Shift. Cada frente tem o seu próprio interruptor. Nada liga sozinho. Onde tudo fica Onde O que tem Menu lateral → Laboratório Monitor de O.S. , Tempos (TAT) e Relatórios . Aparece para administradores e para quem tem a permissão do módulo Laboratório, quando o monitoramento de O.S. está ligado. Menu lateral → Orçamentos → Conversão Quais orçamentos viraram exame e o que ainda depende de decisão. Aparece quando a conversão está ligada na integração. Painel lateral da conversa → O.S. do Laboratório As O.S. do paciente que você está atendendo, com o botão para enviar o laudo na conversa. Configurações → Integrações → Sistemas Laboratoriais → Shift Toda a configuração, dividida nas abas Conexão , Entrega de resultado , e-LIS , Fontes pagadoras e WSHIS . Cadastros → Exames e Cadastros → Unidades Botão Sincronizar com o Shift , com pré-visualização antes de aplicar. Quem pode o quê Permissão O que libera Administrador Tudo, inclusive a configuração da integração. Laboratório (ver) Monitor de O.S., TAT, relatórios e download do laudo pelo Monitor. Laboratório (gerenciar) Também promover avisos e vincular contato a uma O.S. Orçamentos (ver) Ver a tela de Conversão. Orçamentos (gerenciar) Abrir a comparação e confirmar, rejeitar ou trocar a conversão. Atendente Ver as O.S. do paciente na conversa e enviar o laudo para ele. Um princípio importante A integração lê o Shift. Ela não altera nada no sistema do laboratório, com uma única exceção: o pedido eletrônico (WSHIS), que só cria um pedido quando alguém clica para enviar. Atenção: a sincronização de unidades substitui endereço, telefone e horário de funcionamento pelo que está no Shift. Se a sua equipe mantém esses dados no MEDSAC, leia Catálogos sincronizados: exames, preparo e unidades antes de ligar.
Como configurar a integração Shift do zero
Toda a configuração fica em Configurações → Integrações → Sistemas Laboratoriais → Shift. A tela é dividida em abas. Aba O que tem Conexão Chave Ativo , ambiente, URL base, Segmento LIS , Credenciais de serviço e Testar conexão Entrega de resultado O fluxo tradicional de retirada de laudo por protocolo e as mensagens desse fluxo e-LIS Monitoramento de O.S. , Sincronização de catálogos , Avisos ao paciente e Conversão de orçamentos Fontes pagadoras Classificação das fontes pagadoras que aparecem nas O.S. WSHIS Pedido eletrônico (módulo contratado à parte) Passo 1: ativar a integração (aba Conexão) 1. Ligue a chave Ativo. 2. Confira o ambiente e a URL base do laboratório. 3. Preencha o Segmento LIS. Ele é obrigatório e é o trecho do cliente na URL do Shift (/shift/lis/{segmento}/...). O laboratório ou a Shift informa esse valor. 4. Clique em Salvar. Passo 2: credenciais de serviço (aba Conexão) Na seção Credenciais de serviço, informe o usuário e a senha institucionais do Shift (usuário tipo 1, Clínica/Hospital, fornecido pelo laboratório). É essa credencial que autoriza o monitoramento de O.S. e a busca de laudos. - Depois de salvos, os campos não mostram o valor de volta. - Deixar um campo em branco não apaga o que já está salvo. - Use Testar conexão: com credencial salva, o teste valida o login institucional. Sem credencial, valida só a consulta de catálogos. Passo 3: monitoramento de O.S. (aba e-LIS) Na seção Monitoramento de O.S. (institucional): 1. Ligue Ativar monitoramento de O.S. 2. Janela curta (dias): padrão de 2 dias. É varrida a cada 15 minutos e pega as O.S. novas. 3. Janela longa (dias): padrão de 15 dias. É varrida de hora em hora e pega os resultados que demoram. 4. Unidades de coleta (ids do Shift): ids separados por vírgula. Vazio = todas as unidades da credencial. 5. Categoria de Ocorrência para recoletas: opcional. Veja o artigo sobre recoletas. Informativo: o fuso horário usado nas varreduras e no horário de silêncio dos avisos é o da conta, definido em Configurações → Conta. Ele vale para todo o sistema. Para não esperar o próximo ciclo, use Sincronizar agora: ele dispara uma varredura das O.S. recentes na hora. Informativo: a primeira varredura marca todas as O.S. encontradas como baseline. Elas nunca geram aviso ao paciente sobre o que já estava pronto naquele momento. Passo 4: as demais seções da aba e-LIS - Sincronização de catálogos: veja Catálogos sincronizados: exames, preparo e unidades. ⚠️ Leia antes de ligar Sincronizar unidades. - Avisos ao paciente: veja Avisos ao paciente: resultado pronto e recoleta. Não ligue sem falar com o suporte. - Conversão de orçamentos: veja Conversão de orçamentos: do orçamento à coleta. Passo 5: conferir Depois de salvar com o monitoramento ligado, o menu Laboratório passa a aparecer na barra lateral para quem tem permissão. Se não aparecer, recarregue a página. Em alguns minutos o Monitor de O.S. mostra a última varredura e as O.S. vistas. Quem acessa esta tela Administradores e quem tem a permissão Laboratório (gerenciar).
Catálogos sincronizados: exames, preparo e unidades
Na aba e-LIS da configuração do Shift, a seção Sincronização de catálogos tem os interruptores Sincronizar exames e Sincronizar unidades. Com eles ligados, o MEDSAC importa dados do Shift toda noite, logo depois da meia-noite (horário de Brasília). O preparo dos exames é atualizado aos poucos, de hora em hora. Exames e unidades se comportam de forma diferente. Leia as duas partes. Exames: o que a sincronização faz Situação O que acontece Exame que já existe no MEDSAC É reconhecido pelo código do Shift ou pelo mnemônico (sem diferenciar maiúsculas). Descrição diferente no Shift É atualizada só em exames que ninguém editou à mão nem importou por planilha. Nos demais, a diferença vira aviso e a sua descrição fica. Mnemônico mudou no Shift Vira aviso para revisão. Nunca é aplicado sozinho. Exame novo no Shift Se a conta já tem catálogo próprio (planilha ou cadastro manual), entra inativo e sem preço, para você revisar. Se a conta ainda não tem catálogo, entra ativo. Exame que sumiu do Shift Não é desativado. Aparece como aviso para você conferir. Nunca são alterados: preços, sinônimos curados, perfis e pacotes, categoria e o status ativo/inativo. Informativo: quando a descrição de um exame é atualizada pelo Shift, os sinônimos gerados automaticamente a partir dela são refeitos. Os sinônimos que a equipe cadastrou ou aprovou continuam. Preparo do paciente (detalhe dos exames) Segue o interruptor Sincronizar exames. A cada hora, um lote de exames é atualizado (padrão de 200, ajustável em Lote do detalhe de exames). - Jejum e preparo vazios no Shift não apagam o que já está no MEDSAC. A diferença fica registrada para revisão. - Só as instruções de jejum e de preparo do paciente são usadas no atendimento. Instruções internas de coleta ficam guardadas, mas não são mostradas ao paciente. Unidades: o que a sincronização faz HOJE Atenção: para unidades, a sincronização substitui os dados do MEDSAC pelos do Shift. O que a sua equipe corrigiu no MEDSAC volta a ser o que está no Shift na noite seguinte. Campo Comportamento Endereço, bairro, cidade, UF, CEP, telefone e horário de funcionamento São substituídos pelo valor do Shift. Se o campo estiver vazio no Shift, o valor do MEDSAC é apagado. Posição no mapa Atualizada só quando o Shift manda uma posição válida. Nome, apelidos, horário de coleta , observações e ativo/inativo Não são tocados. Unidade do Shift que o MEDSAC não reconhece É criada como unidade nova e ativa . Se o nome no Shift for diferente do seu (por exemplo, com uma sigla na frente), você pode ficar com a unidade duplicada . Unidade que sumiu do Shift Não é desativada. Aparece como aviso. Recomendação - Se a sua equipe mantém endereço, telefone ou horário de funcionamento no MEDSAC, deixe Sincronizar unidades DESLIGADO. - Se quiser ligar, corrija antes esses dados no Shift, porque é de lá que eles vão vir. - Antes de ligar pela primeira vez, rode a pré-visualização (abaixo) e confira as unidades que seriam criadas e atualizadas. - O horário de coleta é sempre seu. Mantenha-o atualizado em Cadastros → Unidades. Pré-visualização e sincronização manual Em Cadastros → Exames e Cadastros → Unidades, administradores veem o botão Sincronizar com o Shift. 1. Clique em Sincronizar com o Shift. A janela explica o que é trazido e o que nunca é alterado. 2. Clique em Pré-visualizar (nada é gravado). O MEDSAC consulta o Shift e mostra quantos itens seriam novos, atualizados, sem mudança ou adotados por nome, além dos que não vieram na resposta. 3. Se estiver de acordo, clique em Aplicar agora. Se não, Cancelar. Atenção: o botão Aplicar agora grava as mudanças mesmo com o interruptor "Sincronizar unidades" desligado. O interruptor controla só a sincronização automática da noite. Em unidades, se a pré-visualização mostrar unidades atualizadas que a sua equipe curou, não aplique. Fontes pagadoras O Shift também pode fornecer a lista de fontes pagadoras, para classificar na aba Fontes pagadoras. Essa sincronização exige o campo Parâmetros gerais (pConfiguracaoWeb), fornecido pela Shift, e nunca cria nem altera um convênio do MEDSAC. Fale com o suporte para ligá-la.
Monitor de O.S.: acompanhando as ordens de serviço
O Monitor de O.S. (menu Laboratório → Monitor de O.S.) mostra tudo o que o monitoramento viu no Shift. Os dados vêm da varredura automática (a cada 15 minutos). A tela não consulta o LIS na hora. Quem acessa: administradores e quem tem a permissão Laboratório (ver). A jornada em dimensões independentes Cada O.S. é acompanhada em aspectos separados, de propósito: Coluna O que responde Valores Coleta Há evidência de que o material foi coletado? Coleta confirmada · Coleta possível · Não realizada · Coleta incerta Prontidão Quantos exames já têm resultado? Completo · Parcial · Sem resultado · Indefinido Laudo O PDF foi entregue ao paciente pelo MEDSAC? não pedido · indisponível · disponível · entregue · falhou O estágio da O.S. no laboratório também aparece: Cadastrada, Em processamento ou Concluída. Informativo: O.S. cadastrada não significa coleta feita. O laboratório pode registrar o pedido dias antes de o paciente comparecer. Sem evidência, o Monitor mostra Coleta incerta. Faixa do topo Mostra se o monitoramento está ativo, o modo dos avisos (desligados, simulação ou envio real), a última varredura e quantas O.S. foram vistas. Contadores, abas e filtros - Janela: 7, 15, 30 (padrão) ou 90 dias, pela data do pedido. - Contadores: resultados completos, resultados parciais, aguardando resultado, em recoleta, laudos entregues e avisos bloqueados. - Abas: Todas · Completas · Parciais · Aguardando resultado · Em recoleta · Atrasadas (previsão de entrega vencida e resultado ainda incompleto). - Unidade: todas, uma unidade ou "Sem unidade vinculada". - Busca: por número da O.S., paciente, CPF ou exame. Na lista também aparecem marcas de Urgente, previsão de entrega e pendência financeira no laboratório. O detalhe da O.S. Clique na linha para abrir: - Paciente: dados vindos do Shift e o vínculo com contato (casado por CPF, casado por telefone, telefone com CPF divergente, ambíguo, sem vínculo ou vinculado manualmente). - Vincular contato: quando o MEDSAC não achou o contato sozinho (exige Laboratório (gerenciar)). Se mais de um contato usa o mesmo telefone, vincule pelo cadastro de Contatos. - Pedido: data, solicitante, fonte pagadora, previsão de entrega, status no LIS. - Procedimentos (verde = pronto), com o motivo da recoleta quando houver. - Linha do tempo no laboratório (inclusão, coleta, triagem, digitação, conferência, liberação, impressão, entrega) e o bloco Financeiro, quando o Shift informa. - Avisos ao paciente: os avisos planejados, simulados, enviados ou bloqueados, com o motivo. Um aviso simulado ou bloqueado pode ser enviado à fila pelo botão Promover (exige Laboratório (gerenciar)). Laudo pelo Monitor Na linha da O.S.: - Baixar laudo (PDF): busca o PDF no laboratório na hora. - Enviar laudo na conversa do contato: envia o PDF na conversa do paciente. Exige um contato vinculado com pelo menos uma conversa. Se só parte dos exames estiver pronta, o MEDSAC avisa que o laudo é parcial e pede confirmação. Etiqueta "baseline" Marca as O.S. vistas na primeira varredura do monitoramento. Elas não geram aviso sobre o que já estava pronto naquele momento. Informativo: status administrativos do laboratório (consultado na web, entregue, impresso) não reduzem a prontidão já observada. Isso evita reenviar aviso.
Avisos ao paciente: resultado pronto e recoleta
Quando o resultado de um paciente fica pronto, ou quando o laboratório precisa de uma nova coleta, o MEDSAC pode avisá-lo pelo WhatsApp. A configuração fica na aba e-LIS, seção Avisos ao paciente. Atenção: ligue os avisos somente junto com o suporte. O MEDSAC decide o aviso pela situação atual de cada O.S. acompanhada. Só as O.S. vistas na primeira varredura do monitoramento (marcadas como baseline) ficam protegidas. Se o monitoramento já roda há algum tempo, ligar o Envio real faz com que resultados que já estavam prontos, e talvez já retirados, gerem aviso de uma vez. O suporte prepara a base antes, para que só os resultados que ficarem prontos dali em diante sejam avisados. Os três modos Modo O que acontece Desligado Nada é planejado nem enviado. Simulação (não envia) O MEDSAC registra o que seria enviado. Você revisa no Monitor de O.S. , mas nenhuma mensagem sai. Envio real As mensagens saem pela caixa WhatsApp configurada. Recomendação: comece em Simulação, revise por alguns dias os avisos simulados e os bloqueados no detalhe das O.S., e só então passe para Envio real, com o suporte. Informativo: os avisos criados durante a Simulação continuam simulados quando você muda para Envio real. Eles não saem sozinhos. Para enviar um deles, abra a O.S. no Monitor e clique em Promover: o aviso entra na fila de envio, que só é despachada com o modo em Envio real. Campos da seção Campo Para que serve Modo Desligado, Simulação ou Envio real. Caixa WhatsApp de saída Obrigatória para o envio real. Precisa ser uma caixa do WhatsApp oficial (API da Meta). Página de laudos (botão "Retire aqui") Endereço público onde o paciente retira o laudo. Vira o botão do aviso. Idioma do template Padrão português do Brasil. Avisar resultado parcial Desligado por padrão: só o resultado completo gera aviso. Ligado, avisa também o parcial, e o aviso do completo sai depois. Teto diário de avisos Padrão de 200 por dia. Passou do teto, o aviso fica bloqueado sem se perder. Silêncio a partir de / Silêncio até Padrão 20:00 às 08:00, no fuso da conta. Fora da janela, os avisos esperam. O template do WhatsApp Para avisar fora da janela de 24 horas do WhatsApp é preciso um template aprovado pela Meta, de categoria utilidade. O MEDSAC cria e versiona esse template sozinho quando você escolhe a caixa de saída e informa a página de laudos. Você não precisa digitar nome de template. A mensagem tem este formato: Olá, primeiro nome. Seu resultado de exame já está disponível. Qualquer dúvida, nossa equipe está à disposição por aqui. [Retire aqui] A tela mostra a situação do template: Situação Significado Enviado à Meta, aguardando aprovação Até a aprovação, o aviso só sai se a janela de 24h estiver aberta. Já existe na Meta Pronto para uso. Pausado pela Meta Reativa sozinho. Até lá, só sai na janela de 24h. Rejeitado A equipe precisa revisar antes de submeter de novo. Não submetido Falta a página de laudos. Caixa não suportada A caixa escolhida não é do WhatsApp oficial. Se a página de laudos mudar, ou se a Meta reclassificar ou desativar o template, o MEDSAC submete uma nova versão sozinho. Proteções do envio real - Horário de silêncio: fora da janela, nada sai. Os avisos esperam. - Teto diário: protege o número contra disparo em massa. - Uma mensagem por paciente: várias O.S. prontas do mesmo paciente geram um único aviso. - Identidade em dúvida bloqueia: sem contato identificado com segurança, ou com telefone ligado a um contato de CPF diferente, o aviso fica bloqueado para revisão. - Atendente na conversa: se o paciente tem uma conversa aberta e atribuída a alguém na caixa de saída, o aviso espera 2 horas. - Falha temporária: o MEDSAC tenta de novo automaticamente. - Privacidade: o aviso nunca cita nome de exame, número de O.S. ou médico. Só o primeiro nome e uma frase neutra. Recoleta Quando uma O.S. entra em recoleta, o aviso diz: "Precisamos de uma nova coleta para concluir um dos seus exames." Veja Recoletas: aviso ao paciente e Ocorrência automática. Quando o paciente responde Se o paciente responder ao aviso de resultado pronto, o MEDSAC pode entregar o laudo na conversa depois de confirmar o CPF. Veja Entrega do laudo pelo WhatsApp (confirmação por CPF).
Entrega do laudo pelo WhatsApp (confirmação por CPF)
O laudo em PDF pode chegar ao paciente na própria conversa por dois caminhos: pelo paciente, respondendo ao aviso de resultado pronto, ou pelo atendente, com um clique. Caminho 1: o paciente responde ao aviso Vale quando o aviso de resultado pronto foi enviado na conversa (modo Envio real). 1. O paciente responde ao aviso. 2. O MEDSAC pede o CPF do paciente. 3. Se o que foi digitado não tem 11 números, ele pede de novo. 4. CPF confere: o MEDSAC busca o PDF no laboratório na hora e envia na conversa. Se houver mais de um PDF, cada um vai numa mensagem. 5. CPF não confere: a resposta é neutra, sem dizer o que está errado, e o paciente pode tentar de novo. 6. Depois de 3 tentativas sem sucesso, a conversa passa para o fluxo tradicional de protocolo (usuário e senha do comprovante). Se também não der, um atendente assume. A escada não começa quando: - o aviso era de recoleta (quem responde fala com a equipe ou com a assistente); - o laudo daquela O.S. já foi entregue; - um atendente humano já está conduzindo a conversa; - já existe outro fluxo em andamento na conversa (laudo ou agendamento); - a escada do mesmo contato se esgotou há menos de 6 horas. Se a O.S. não tem CPF registrado no laboratório, a conversa vai direto para o fluxo de protocolo. Se o laudo ainda não estiver liberado no laboratório, ou a busca falhar, o paciente é avisado e a conversa passa para a equipe. Caminho 2: o atendente envia - No painel lateral da conversa, seção O.S. do Laboratório: aparecem as O.S. do paciente (achadas pelo contato, CPF ou telefone). Use Enviar laudo nesta conversa. - No Monitor de O.S.: use Enviar laudo na conversa do contato. A O.S. precisa ter um contato vinculado, e esse contato precisa ter uma conversa. Se só parte dos exames estiver pronta, o MEDSAC avisa que o laudo é parcial e pede confirmação antes de enviar. Qualquer atendente pode enviar o laudo para o paciente que está atendendo. Segurança da entrega - O CPF digitado pelo paciente não é guardado. A comparação é feita com uma assinatura criptográfica. - Tentativas em sequência muito rápida (menos de 20 segundos) não contam. Isso protege contra chute de CPF. - O PDF é buscado na hora, direto do laboratório, com validações: só endereços do laboratório, conexão segura, arquivo que é PDF de verdade e tamanho limitado. - Depois da entrega, a O.S. aparece como entregue na coluna Laudo do Monitor. E quem chama sem ter recebido aviso? O fluxo tradicional de retirada de laudo por protocolo continua funcionando normalmente. Ele é configurado na aba Entrega de resultado da tela do Shift.
Recoletas: aviso ao paciente e Ocorrência automática
Quando uma O.S. entra em recoleta ou material pendente no Shift, o MEDSAC pode agir em duas frentes, independentes uma da outra. 1. Aviso ao paciente Com os avisos em Envio real, o paciente recebe: Precisamos de uma nova coleta para concluir um dos seus exames. O aviso segue as mesmas proteções dos demais: horário de silêncio, identidade confirmada, teto diário e espera quando há atendente na conversa. Se o paciente responder, a conversa segue com a equipe ou com a assistente. A resposta a um aviso de recoleta não inicia a entrega de laudo por CPF. Informativo: uma O.S. que já estava em recoleta na primeira varredura do monitoramento não gera aviso. Uma nova recoleta, vista depois, gera. 2. Ocorrência para a equipe Na aba e-LIS, seção Monitoramento de O.S. (institucional), escolha a Categoria de Ocorrência para recoletas. A partir daí, cada recoleta abre uma Ocorrência automaticamente. - Uma por episódio: a mesma recoleta vista em várias varreduras não duplica. Se a O.S. sair da recoleta e voltar a precisar de coleta, é um episódio novo e uma Ocorrência nova. - O título distingue Material pendente de Recoleta necessária. - A descrição é operacional (O.S., situação, unidade) e cita o paciente só pelo primeiro nome. Nunca traz nomes de exames. - A Ocorrência é criada pelo sistema e vai para a equipe responsável pela categoria, como qualquer outra: entra na fila de tarefas, gera notificação e conta nos relatórios. Requisitos: - o módulo Ocorrências precisa estar ativo na conta; - a categoria precisa estar configurada. Com Não configurada (ponte inativa), nenhuma Ocorrência é aberta. Onde acompanhar - No Monitor de O.S.: aba Em recoleta, contador Em recoleta e, no detalhe da O.S., o procedimento com o motivo da recoleta. - Em Ocorrências: a Ocorrência aberta para a equipe.
Conversão de orçamentos: do orçamento à coleta
A Conversão (menu Orçamentos → Conversão) responde: dos orçamentos que enviamos, quais viraram exame no laboratório, quanto isso vale e o que ainda depende de decisão? - Aparece quando a conta tem o módulo Orçamentos e a opção Ativar conversão está ligada na aba e-LIS da tela do Shift. - Quem tem Orçamentos (ver) vê os números e a fila. Quem tem Orçamentos (gerenciar) abre a comparação e decide. - O período vale pela data em que a O.S. foi aberta no laboratório. O padrão são os últimos 30 dias. O resultado O topo mostra quantos orçamentos foram convertidos e de onde veio cada decisão: pela régua automática, confirmados pela equipe ou trocados na mão. Em seguida, o valor é separado: Bloco O que mede Realizado (particular) Valor orçado do que foi de fato feito. Convênio Converte, mas recebe a tabela do convênio. O valor orçado não é a receita. Cortesia Converte e vale zero. Sem classificação de pagador Falta classificar a fonte pagadora na aba Fontes pagadoras . Pago via link no MEDSAC Só o que passou pelo link de pagamento. O pagamento no balcão não aparece aqui. Quando uma conversão é confirmada, o orçamento vira Ganho e o card avança no Kanban. Quem pode casar com uma O.S. Para cada O.S., o MEDSAC procura orçamentos do mesmo contato com exames em comum. Um orçamento não participa quando: - não tem itens, ou era rascunho na data da O.S.; - nunca foi enviado, ou só foi enviado depois da O.S.; - a O.S. foi aberta mais de 30 dias depois do envio (uma validade maior, informada no orçamento, estende esse prazo); - está vencido; - já tinha virado perdido há mais de 15 dias na data da O.S.; - foi substituído por uma versão refeita (quem concorre é a versão nova). Nível de confiança Confiança Quando Paciente confirmado Contato identificado por CPF (ou vinculado à mão) e cobertura de 100% (da O.S. ou do orçamento). Também quando o pedido foi enviado pelo próprio MEDSAC. Alta (CPF) CPF ou vínculo manual, mas com cobertura parcial. Possível Contato achado só pelo telefone . O telefone é compartilhado em família, por isso nunca sobe de nível sozinho. São duas coberturas, e a comparação mostra as duas: - Cobertura da O.S.: quanto desta coleta saiu do orçamento. Cai naturalmente quando o convênio cobre a maior parte dos exames. - Cobertura do orçamento: se o paciente fez o que orçou. É a que responde à pergunta da conversão. O que o MEDSAC decide sozinho Sempre, com a conversão ligada: um caso Paciente confirmado, sem disputa com outro orçamento, entra como confirmado. Com a opção "Confirmar sozinho o óbvio" ligada, também: 1. Candidato único com nome compatível: confirma quando o CPF bate, ou quando o telefone bate e o orçamento (ou a O.S.) foi 100% realizado. 2. Orçamento no nome de um familiar: se o orçamento não informa paciente (fica no nome do contato) e a O.S. é de outra pessoa com sobrenome em comum, ou o nome do contato é apelido do paciente, o nome deixa de travar, desde que o orçamento esteja ao menos 90% realizado. O nível de confiança continua valendo. 3. Orçamentos gêmeos ou refeitos: quando a mesma O.S. casa com dois ou mais orçamentos do mesmo contato e da mesma pessoa, vence o orçamento cujos exames realizados incluem os dos outros. Se forem iguais, vence o pago, depois o enviado por último. O vencedor precisa ter o nome compatível com o da O.S. O perdedor sai rejeitado e o orçamento dele fica Substituído pelo vencedor. 4. Orçamento de outro paciente da casa: se o orçamento informa um paciente com outro primeiro nome e há outro candidato da mesma O.S. com o nome certo, o orçamento do outro paciente sai da O.S. 5. Nada feito nesta coleta: um casamento antigo em revisão cujo orçamento não teve nenhum exame realizado na O.S. é fechado. Com a opção desligada, a tela mostra o motivo e marca em verde-azulado os casos que a régua confirmaria, mas não aplica nada. Informativo: a régua nunca escolhe "o mais recente" por palpite e nunca desfaz uma decisão humana. Confirmados e rejeitados por pessoas continuam como estão quando o cruzamento roda de novo. O que continua com você Motivo na fila Por quê disputa A O.S. serve a mais de um orçamento e o desempate não teve prova. Por exemplo: pedidos diferentes na mesma coleta, nome do vencedor diferente do da O.S., ou o perdedor já foi pago. nome divergente O nome do orçamento e o da O.S. parecem ser de pessoas diferentes. sem nome para comparar Falta o nome de um dos lados. cobertura parcial Achado pelo telefone e nenhuma das coberturas chegou a 100%. provavelmente outro paciente O paciente informado no orçamento tem outro primeiro nome, mas não há concorrente que prove. É só uma sugestão. confiança baixa A evidência não basta. legado (sem âncora de envio) Orçamento antigo, sem registro de envio. ainda não avaliado pela régua Linha anterior à régua. Os motivos que a régua resolve sozinha também podem aparecer no histórico: orçamento repetido, versão anterior, outro paciente e nada deste orçamento foi feito nesta coleta. Como revisar As abas são A decidir (padrão), Sem efeito, Confirmados, Rejeitados e Todos. 1. Clique em Revisar N O.S. para abrir a fila. Ela conta O.S., não linhas: decidir uma O.S. tira da fila todos os candidatos dela. 2. A comparação mostra os itens do orçamento ao lado dos procedimentos da O.S., as duas coberturas, o pagador e atalhos para a conversa de origem, o PDF do orçamento e a O.S. no Monitor. 3. Decida: Confirmar, Rejeitar ou Pular. A resposta diz o efeito: - Convertido: o orçamento virou ganho e o card avançou. - Confirmado, sem efeito: a O.S. já converteu outro orçamento. Se o certo é este, use Trocar para este. - Confirmado, sem efeito: o orçamento já está num status que não pode mais converter. - Falta escolher: use Tornar primária para dizer qual orçamento converte a O.S. A aba Sem efeito guarda os casos revisáveis que não mudam nada. Confirmar com ressalva Se você confirmar um caso que a régua não confirmaria (por exemplo, nome divergente), o MEDSAC pergunta Confirmar com ressalva? e mostra o motivo. Ao clicar em Confirmar assim mesmo, a ressalva fica registrada e o crédito aparece como Primária (confirmada com ressalva). Confira os dois nomes e a cobertura antes. "Informar O.S." no orçamento Quando a recepção cadastra o pedido direto no sistema do laboratório, ela pode vincular na hora: 1. No painel de orçamentos da conversa, clique em Informar O.S. no orçamento. 2. Cole o número da O.S. e clique em Vincular. A O.S. precisa já aparecer no Monitor (a varredura traz O.S. novas a cada 15 minutos). A conversão é registrada como confirmada e o crédito da O.S. passa para este orçamento. Pedidos enviados pelo próprio MEDSAC (pedido eletrônico WSHIS) convertem sozinhos, como Primária (pedido enviado por aqui). Antes de usar os números Rode alguns dias observando a fila e as evidências. Classifique as fontes pagadoras para que convênio e particular não se misturem no valor.
Privacidade e retenção de dados da integração
A integração segue o princípio de minimização: guardar só o necessário para acompanhar a O.S. e apagar no menor prazo útil. O que é guardado Para cada O.S. acompanhada, o MEDSAC guarda o que o Shift informa: - Dados do pedido: número da O.S., datas, unidade, status, prontidão, fonte pagadora, previsão de entrega. - Dados clínicos: os procedimentos da O.S., o médico solicitante e observações. - Dados do paciente: nome, CPF, telefone, RG, e-mail, endereço e data de nascimento, quando o laboratório informa. Eles servem para achar o contato certo e para a equipe conferir a O.S. Informativo: o detalhe da O.S. com os dados do paciente aparece no Monitor de O.S. só para administradores e para quem tem a permissão Laboratório (ver). Um atendente vê as O.S. do paciente que está atendendo, a partir da conversa. O que NÃO é guardado - O CPF digitado pelo paciente na conversa, para receber o laudo. A conferência usa uma assinatura criptográfica. - O link de download do laudo. O PDF é buscado na hora, direto do laboratório. - Nas mensagens ao paciente, nome de exame, número de O.S. ou médico nunca aparecem. Por quanto tempo Dado Prazo Procedimentos, médico solicitante e observações da O.S. 6 meses após a data do pedido. Os contadores (quantos exames, quantos prontos) ficam. Dados pessoais do paciente na O.S. (nome, CPF, telefone, RG, e-mail, endereço, nascimento) 90 dias depois da última vez que a O.S. foi vista na varredura. A O.S. em si (status, datas, unidade) 24 meses . Avisos enviados ao paciente 12 meses . Avisos simulados, bloqueados, com falha ou cancelados 90 dias . Histórico de conversão e eventos de orçamento 24 meses . Pedidos eletrônicos encerrados 24 meses . Pedidos em aberto ficam até terminar. Histórico das sincronizações de catálogo 90 dias . A limpeza roda automaticamente todos os dias, de madrugada. O registro dela guarda só contadores, nunca o conteúdo removido. Quando um contato é excluído Ao excluir um contato no MEDSAC, as O.S. vinculadas a ele perdem os dados pessoais, os dados do médico solicitante e o vínculo com o contato. Os avisos ligados a ele também perdem o contato e o telefone. Datas, status e contadores ficam, sem identificação, para as métricas. Atenção: O.S. que não estão vinculadas a um contato não são afetadas pela exclusão. Os dados pessoais delas seguem o prazo de 90 dias da tabela acima. Informativo: os prazos acima são a política técnica atual e podem ser revistos pela direção ou pelo encarregado de dados (DPO).
Pedido eletrônico (WSHIS): cadastrar o pedido direto no laboratório
Informativo: o WSHIS é um módulo que o laboratório contrata à parte com a Shift (diferente do e-LIS). Com ele, o MEDSAC cadastra o pedido direto no sistema do laboratório e a recepção não precisa redigitar. A ativação depende da homologação com a Shift. Fale com o suporte antes de ligar. Configuração (aba WSHIS) Na tela do Shift, aba WSHIS: Campo O que é URL do serviço WSHIS Endereço fornecido pela Shift na contratação. É diferente da URL do e-LIS. idHospital (credencial do WSHIS) Código fornecido pelo laboratório. Fica guardado cifrado; campo em branco não altera o salvo. Código da fonte pagadora Particular Código no Shift usado quando o orçamento não tem convênio. Ativar pedido eletrônico (WSHIS) Liga o botão de pedido nos orçamentos. Enquanto estiver desligado, o botão não aparece. Além disso: - Exames: cada exame do orçamento precisa do código do Shift (vem da sincronização de exames). - Unidades: a unidade de coleta precisa estar ligada ao Shift. - Convênios: para orçamento de convênio, preencha o Código da fonte pagadora no Shift na tela de Convênios. Como enviar 1. No painel de Orçamentos da conversa, clique em Pedido Shift no orçamento. 2. O MEDSAC abre a conferência Pedido eletrônico no Shift e verifica os mapeamentos. Nada é enviado antes do seu clique final. 3. Se faltar algo, aparece a lista completa do que resolver, por exemplo: exame sem código do Shift, quantidade maior que 1, unidade sem código, convênio sem código de fonte pagadora, orçamento sem contato. Resolva e clique em Conferir de novo. 4. Escolha a Unidade de coleta (posto). Se quiser, informe Coleta programada, marque Urgente e preencha o Médico solicitante (CRM, UF e nome). 5. Clique em Enviar pedido. Dados do paciente O laboratório exige nome, sexo e data de nascimento. Se o contato não tiver o sexo ou a data de nascimento, a conferência pergunta na hora. O dado vai só nesse envio e não altera o contato. Depois do envio - Aceito, o laboratório devolve o número da O.S. e a etiqueta, que você baixa em Baixar etiqueta para a impressora do posto. - Se o laboratório aceitar o pedido mas recusar alguns exames, a lista dos recusados aparece. - A linha do orçamento mostra a O.S., a situação e a previsão de entrega, quando o laboratório informa. - Atualizar status no laboratório consulta na hora. O sistema também atualiza sozinho de hora em hora, por até 60 dias. - Quando o laboratório registra o recebimento da amostra na triagem, a O.S. aparece como Coleta confirmada no Monitor. - A conversão é automática: quando a O.S. aparece no Monitor, o orçamento converte como Primária (pedido enviado por aqui). Situações do pedido Rascunho · Enviando · Pedido aceito no laboratório · Recusado pelo laboratório · Falha no envio · Cancelamento solicitado · Cancelado. Só um pedido pode estar ativo por orçamento. Cancelamento Cancelar pedido no laboratório pede o cancelamento ao Shift. Só é possível antes da coleta confirmada. - Se o laboratório recusar, o pedido continua valendo e o motivo aparece. - Se a conexão falhar, o pedido fica em Cancelamento solicitado para você tentar de novo. - Depois da coleta, trate o cancelamento direto com o laboratório. Se o envio falhar - Recusado pelo laboratório: o motivo aparece. Corrija e envie de novo. Um código novo é gerado. - Falha no envio (por exemplo, rede): antes de reenviar, use Atualizar status no laboratório. Se o pedido tiver chegado ao laboratório, o MEDSAC recupera a O.S. em vez de criar um pedido duplicado. Informativo: cada tentativa fica registrada no histórico do orçamento. Nada é apagado.
FAQ — Integração Shift: perguntas frequentes e solução de problemas
"O menu Laboratório não aparece" 1. Você é administrador ou tem a permissão Laboratório (ver)? 2. A integração está Ativa (aba Conexão) e o Ativar monitoramento de O.S. está ligado (aba e-LIS)? O menu só aparece com os dois. 3. Acabou de ativar? Recarregue a página. "A Conversão não aparece em Orçamentos" 1. O módulo Orçamentos está ligado na conta? 2. Ativar conversão está ligado (aba e-LIS, seção Conversão de orçamentos)? 3. Você tem a permissão Orçamentos (ver)? Para confirmar ou rejeitar, é preciso Orçamentos (gerenciar). "Nenhuma O.S. aparece no Monitor" 1. O monitoramento está ligado e as credenciais de serviço (usuário tipo 1) estão salvas? 2. Use Testar conexão na aba Conexão. 3. A varredura roda a cada 15 minutos. Para não esperar, use Sincronizar agora na aba e-LIS. A faixa do Monitor mostra a última varredura. 4. Confira a Janela (7, 15, 30 ou 90 dias) e o filtro de unidade. 5. Se preencheu Unidades de coleta (ids do Shift), só essas unidades são varridas. "O aviso não chegou para o paciente" Abra a O.S. no Monitor e veja Avisos ao paciente: Estado Significado simulado Foi criado em Simulação. Nada é enviado. Com o modo em Envio real , use Promover para mandar este aviso para a fila. bloqueado: sem contato identificado O MEDSAC não achou o contato com segurança. Use Vincular contato e depois Promover . bloqueado: conflito de identidade O telefone aponta para um contato com CPF diferente. Revise antes de promover. bloqueado: teto diário atingido O limite do dia foi atingido. adiado Horário de silêncio ou atendente com a conversa atribuída. O aviso espera. falhou Por exemplo: template ainda não aprovado e janela de 24h fechada. Confira a situação do template na seção Avisos ao paciente . suprimido / cancelado O aviso não será enviado. Um aviso parcial é cancelado quando o resultado completo fica pronto. Não há aviso nenhum na O.S.? Confira se o modo não está Desligado e se a O.S. não é baseline com resultado já pronto na primeira varredura. "Ligamos o envio real e saíram avisos de resultados antigos" O MEDSAC avisa pela situação atual da O.S. Só as O.S. da primeira varredura ficam protegidas. Volte o modo para Simulação e fale com o suporte. Por isso a recomendação é ligar os avisos sempre com o suporte. "Corrigimos o endereço ou o horário de uma unidade e ele voltou ao que era" É a sincronização de unidades. Hoje ela substitui endereço, telefone e horário de funcionamento pelo que está no Shift, e um campo vazio no Shift apaga o valor do MEDSAC. - Desligue Sincronizar unidades (aba e-LIS) e corrija a unidade de novo em Cadastros → Unidades; ou - corrija o dado no Shift, que é de onde ele vem. Lembre: o botão Sincronizar com o Shift → Aplicar agora em Cadastros → Unidades aplica mesmo com o interruptor desligado. O horário de coleta nunca é alterado pela sincronização. "Apareceram unidades duplicadas" A sincronização cria uma unidade nova quando não reconhece a do Shift pelo nome ou pelos apelidos (por exemplo, quando o Shift usa uma sigla no nome). Fale com o suporte para juntar as duas antes de ligar a sincronização de novo. "A sincronização de exames muda meus preços?" Não. Preços, sinônimos curados, perfis e pacotes, categoria e ativo/inativo nunca são alterados. Exames novos do Shift entram inativos quando a conta já tem catálogo próprio. Veja Catálogos sincronizados: exames, preparo e unidades. "A O.S. está pronta, mas o status no laboratório é 'entregue' ou 'impresso'" Status administrativos do laboratório não reduzem a prontidão já observada. É o comportamento correto, para não reenviar aviso. "Quero pausar tudo agora" Desligue a chave Ativo da integração (aba Conexão): a varredura e o envio de avisos param. Para pausar só os avisos, mude o modo para Desligado. Em emergência, o suporte técnico também pode pausar separadamente a varredura, o envio de avisos, o download de laudos, a sincronização de catálogos e o pedido eletrônico.