No MEDSAC, cancelar um agendamento não apaga o registro. O agendamento cancelado libera a vaga, mas continua guardado e pode ser recuperado. Este artigo explica as formas de cancelamento, o que acontece em cada uma e como trazer um agendamento de volta.
Cancelar × excluir
| Cancelar | Excluir | |
|---|---|---|
| A vaga é liberada? | Sim | Sim |
| O registro continua no sistema? | Sim | Não, é apagado de vez |
| Dá para recuperar? | Sim, se a vaga ainda estiver livre | Não |
| Conta nos relatórios? | Sim, como cancelamento | Não |
Atenção: use Excluir (ícone de lixeira no agendamento) só para lançamentos feitos por engano. Para um paciente que desistiu ou não confirmou, use Cancelar: assim o histórico fica preservado e o cancelamento aparece no Relatório da Agenda.
As formas de cancelamento
1. A equipe cancela
- Abra o agendamento no calendário.
- No bloco Situação, em Alterar, escolha Cancelado (grupo Antes do dia).
O agendamento fica cancelado e a vaga volta a ficar disponível.
Atenção: o cancelamento feito pela equipe não envia mensagem ao paciente. Avise-o pela conversa.
2. O paciente cancela pela confirmação
Quando a confirmação automática está ligada, o paciente pode tocar em Cancelar na mensagem. O que acontece depende do ajuste Ao cancelar na configuração de confirmação da agenda:
- Finalizar automaticamente: o agendamento é cancelado na hora e a vaga é liberada.
- Manter aberta para o atendente: o agendamento não é cancelado ainda. A Situação mostra a pendência "O cliente pediu para cancelar", com os botões Cancelar (confirma o cancelamento) e Manter (mantém o agendamento).
3. Cancelamento automático por falta de confirmação
Se o paciente não responde à confirmação dentro do Prazo para responder, a agenda segue o ajuste Se o cliente não confirmar no prazo:
- Cancelar o agendamento e avisar o cliente (padrão): o agendamento é cancelado, a vaga é liberada e o paciente recebe a mensagem de cancelamento por falta de confirmação.
- Manter o agendamento e transferir para a atendente: nada é cancelado. A conversa é reaberta com prioridade alta, etiqueta e uma nota para a atendente entrar em contato.
Se o agendamento tinha pagamento antecipado, a cobrança é acertada no cancelamento: o link de pagamento pendente é encerrado e, se já estava pago, o agendamento fica sinalizado com estorno pendente.
4. Cancelado no Google Calendar
Se a agenda está sincronizada com o Google Calendar e o evento é removido lá, o agendamento é cancelado no MEDSAC, e não apagado. Ele continua recuperável como qualquer outro cancelado.
Quando o paciente responde depois do cancelamento
É comum o paciente só responder depois de receber o aviso de que o agendamento foi cancelado. O MEDSAC trata essa resposta assim:
| O paciente responde | O que acontece |
|---|---|
| Confirmar, e a vaga ainda está livre | O agendamento volta sozinho como Confirmado e o paciente recebe a mensagem de que o horário foi confirmado de volta. |
| Confirmar, mas a vaga já foi ocupada | O paciente é avisado de que a vaga foi preenchida e a conversa vai para a equipe remarcar. |
| Reagendar | Nada volta automaticamente, porque o paciente quer outro horário. A conversa vai para a equipe com uma nota interna. |
| Outro texto | Segue o atendimento normal da conversa. |
A recuperação automática só acontece quando todas estas condições são verdadeiras:
- o cancelamento foi automático, por falta de resposta (não foi feito pelo paciente nem pela equipe);
- o horário do agendamento ainda não passou e ele não foi remarcado;
- a vaga continua livre no momento da resposta;
- não houve cobrança antecipada nesse agendamento;
- o agendamento ainda não foi recuperado antes. A recuperação automática vale uma vez por agendamento.
Quando alguma condição falha, o agendamento continua cancelado, a conversa vai para a fila da equipe e uma nota interna explica o motivo, por exemplo: a vaga já foi preenchida, há pagamento antecipado (é preciso emitir uma cobrança nova) ou o agendamento já tinha sido recuperado uma vez.
Informativo: a resposta precisa ser exatamente Confirmar ou Reagendar, que são os botões da mensagem. Letras maiúsculas ou acentos não atrapalham. Respostas como "ok" ou "certo" não recuperam o agendamento, porque podem significar só "entendi".
Como a equipe recupera um agendamento cancelado
- No calendário, ligue Mostrar cancelados para ver os agendamentos cancelados.
- Abra o agendamento.
- No bloco Situação, em Alterar, escolha Agendado, Confirmado ou Reagendar.
Se o horário ainda comporta o paciente, o agendamento volta a ficar ativo. Se não houver mais vaga (horário lotado, fora do expediente ou bloqueado), o sistema avisa "Sem vaga neste horário — reagende". Nesse caso, altere a data e o horário do agendamento para um horário livre.
Perguntas frequentes
O agendamento cancelado continua ocupando a vaga? Não. Assim que é cancelado, o horário volta a ficar disponível para outro paciente.
Onde vejo os cancelados? No calendário, com Mostrar cancelados ligado. No Relatório da Agenda, os cartões Cancelamentos e Cancelou em cima da hora mostram os números do período.
Posso marcar comparecimento num agendamento cancelado? Não. Recupere o agendamento primeiro e depois marque o comparecimento.
Excluí um agendamento sem querer. Dá para recuperar? Não. A exclusão apaga o registro. Crie o agendamento de novo.