No MEDSAC, os arquivos e mídias vinculados às conversas, como documentos, imagens, áudios, vídeos e demais anexos, são mantidos por até 1 ano, como prazo padrão de retenção.
Esse prazo foi adotado como medida de governança e organização do armazenamento, em linha com os princípios da necessidade, da transparência e da segurança previstos na LGPD. Em regra, os dados pessoais devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade informada e, após o término do tratamento, devem ser eliminados, salvo hipóteses legais de conservação.
O que está sujeito a essa política?
A política de retenção se aplica, em regra, aos arquivos armazenados no MEDSAC, incluindo:
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imagens;
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documentos;
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áudios;
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vídeos;
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outros anexos enviados ou recebidos nas conversas.
Qual é o prazo padrão de retenção?
O prazo padrão de retenção dos arquivos armazenados no MEDSAC é de até 1 ano, contado da data de armazenamento do arquivo na plataforma.
Após esse período, os arquivos poderão ser removidos do ambiente de armazenamento do MEDSAC, de forma automática ou conforme a rotina operacional adotada pela plataforma.
Esse prazo pode ser estendido?
Sim.
Caso o cliente deseje manter arquivos por prazo superior ao padrão, a retenção poderá ser estendida mediante solicitação expressa e contratação de armazenamento adicional.
A extensão não é automática e depende de:
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solicitação formal do cliente;
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disponibilidade contratual;
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ajuste da cota de armazenamento;
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cobrança adicional referente ao volume excedente.
Como funcionam as cotas de armazenamento?
Cada conta no MEDSAC poderá possuir uma cota de armazenamento contratada em GB.
Essa cota representa o volume total de armazenamento disponibilizado para os arquivos vinculados à operação. Quando o uso ultrapassar a franquia contratada, poderá haver:
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contratação de armazenamento adicional;
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cobrança proporcional ao volume excedente;
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adequação do plano ou da política de retenção aplicável à conta.
A cobrança por armazenamento adicional é uma regra comercial e contratual da plataforma, destinada a cobrir o custo de retenção e manutenção dos arquivos por volume utilizado.
O que acontece após o vencimento do prazo?
Encerrado o prazo padrão de retenção, e não havendo solicitação válida de extensão, os arquivos poderão ser excluídos do armazenamento do MEDSAC.
Essa exclusão atinge o conteúdo armazenado na plataforma. Conforme a necessidade do serviço, poderão ser mantidos apenas os registros técnicos, operacionais ou administrativos estritamente necessários para segurança, auditoria, faturamento, prevenção a fraudes, exercício regular de direitos e demais hipóteses legais aplicáveis, sempre observando a LGPD e a base legal cabível.
A exclusão é imediata em todos os casos?
Não necessariamente.
Em situações específicas, a retenção poderá ser mantida por prazo superior ao padrão quando houver fundamento legal ou necessidade legítima, como cumprimento de obrigação legal ou regulatória, defesa em processo judicial, administrativo ou arbitral, ou outras hipóteses legalmente admitidas. A própria ANPD destaca que, mesmo após o término do tratamento, a conservação pode ocorrer nas hipóteses do art. 16 da LGPD.
Por que o MEDSAC adota essa política?
A retenção limitada ajuda a:
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reduzir exposição desnecessária de dados;
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melhorar a governança do armazenamento;
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controlar custos de infraestrutura;
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aplicar o princípio da necessidade;
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reforçar medidas de segurança no tratamento dos dados.
A ANPD orienta que os dados sejam retidos apenas pelo tempo necessário às finalidades declaradas e depois eliminados com segurança, além de recomendar medidas técnicas e administrativas para proteger os dados ao longo de todo o ciclo de tratamento.
Como solicitar retenção adicional?
Se o cliente desejar manter os arquivos por prazo superior ao padrão, a solicitação deve ser feita antes do vencimento do prazo aplicável, pelos canais definidos pelo MEDSAC.
A extensão estará sujeita à análise comercial, adequação contratual e cobrança adicional conforme a cota de armazenamento contratada ou o volume adicional necessário.
Observações importantes
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O prazo padrão de retenção de arquivos no MEDSAC é de até 1 ano.
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Esse prazo pode ser ampliado mediante solicitação do cliente e contratação de armazenamento adicional.
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O armazenamento poderá ser controlado por cotas em GB, conforme plano ou condição contratada.
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A exclusão do arquivo do MEDSAC não depende de pedido individual do titular para ocorrer ao fim da retenção padrão, desde que a política tenha sido informada de forma clara e esteja alinhada à finalidade e à necessidade do tratamento.
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Situações de conservação obrigatória ou legítima podem justificar retenção superior, nos termos da LGPD.