O Relatório da Agenda mostra como a sua grade de horários está sendo usada: quanto dela foi ocupada, quais agendas estão cheias ou vazias, quem agendou, como andam as confirmações e quantos cancelamentos aconteceram.
A pergunta principal que ele responde é de ocupação, e não só de volume. Uma agenda com muitos agendamentos pode estar usando pouco da grade, e uma com poucos agendamentos pode estar lotada. Por isso cada agenda é medida contra a própria capacidade.
Como acessar
- No menu lateral, clique em Relatórios.
- Escolha Agenda. A tela se chama Relatórios da Agenda.
Informativo: o relatório está disponível para administradores e para quem tem a permissão de gestão de relatórios. Ele só aparece em contas com o módulo Agenda ativo.
Filtros
| Filtro | O que faz |
|---|---|
| Período | Faixa de datas analisada (padrão: últimos 7 dias). |
| Agendas | Uma, várias ou Todas as agendas. |
| Pessoas | Mostra só os agendamentos feitos por quem você escolher. |
| Limpar filtros | Volta ao padrão. |
Atenção: com o filtro de Pessoas ativo, a ocupação mostra só a parcela da grade que foi preenchida por quem você escolheu. As etiquetas "Saturada", "Apertada" e "Ociosa" somem, porque deixam de falar da agenda inteira.
O que é ocupação
Ocupação da grade = agendamentos dentro da grade ÷ vagas da grade no período.
- Vagas da grade: calculadas a partir da disponibilidade de cada agenda: horário de atendimento dividido pela duração de cada vaga, vezes quantas pessoas cabem por vaga.
- Bloqueios de data e de horário são descontados das vagas.
- Cancelados não ocupam vaga.
- Encaixes (agendamentos feitos acima da capacidade ou fora do expediente) ficam fora da ocupação da grade, porque acontecem fora dela. Eles aparecem à parte.
Por isso o cartão de ocupação traz dois números: a ocupação da grade e, no detalhe, a ocupação com encaixe, que mostra quanto trabalho entrou em relação ao tamanho da grade.
Os cartões do topo
| Cartão | O que significa |
|---|---|
| Agendamentos | Total de agendamentos com data no período, inclusive os cancelados. |
| Ocupação da grade | Vagas usadas ÷ vagas da grade. O detalhe mostra "usadas/vagas" e a ocupação com encaixe. |
| Taxa de confirmação | Das confirmações enviadas, quantas o paciente confirmou. |
| Cancelamentos | Agendamentos do período que foram cancelados. |
| Cancelou em cima da hora | Cancelamentos feitos com menos de 24 horas de antecedência, e quanto eles representam do total de cancelamentos. |
| Reagendamentos | Pedidos de reagendamento feitos no período. |
| Sem resposta | Confirmações que venceram sem resposta do paciente, inclusive as que levaram ao cancelamento automático. |
| Clientes recorrentes | Clientes com agendamento no período que já têm dois ou mais agendamentos não cancelados no histórico. |
Informativo: quando não há base de cálculo (por exemplo, nenhuma confirmação enviada), a taxa aparece como "—" em vez de 0%. Isso significa "sem dado", não "resultado ruim".
Os gráficos
- Agendamentos por dia: agendado em cada dia, com a capacidade da grade ao fundo. A área vazia é a capacidade não usada.
- Agendado × capacidade por dia da semana: mostra quais dias da semana estão mais cheios em relação às vagas abertas.
- Funil de confirmação: a situação atual de cada confirmação (aguardando, confirmado, reagendamento, cancelado, sem resposta etc.).
Ocupação por agenda: como ler o ranking
Com 4 ou mais agendas, o bloco Ocupação por agenda vira um ranking, da agenda mais cheia para a mais vazia. Com até 3 agendas, cada uma aparece num cartão.
| Coluna | Significado |
|---|---|
| Preenchimento da grade | Barra com a parte da grade ocupada. Os encaixes aparecem como um segmento separado. |
| Ocupação | Percentual da grade usado. |
| Usadas/vagas | Vagas ocupadas sobre o total de vagas no período. |
| Ociosas | Vagas que ficaram livres. |
| Encaixes | Agendamentos fora da grade. |
Cada agenda recebe uma etiqueta conforme a ocupação:
| Etiqueta | Faixa | Como interpretar |
|---|---|---|
| Saturada | 85% ou mais | A grade está praticamente cheia. Avalie abrir mais vagas. |
| Apertada | de 70% a 84% | Está perto do limite. |
| (sem etiqueta) | de 15% a 69% | Faixa normal. |
| Ociosa | abaixo de 15% | Muitas vagas sem uso. Avalie reduzir a grade ou divulgar o serviço. |
Agendas sem taxa aparecem no fim da lista, só com a contagem:
- Sem grade cadastrada: a agenda não tem horários de atendimento configurados. Cadastre-os na aba Disponibilidade para medir a ocupação.
- Inativa: a agenda está desativada, mas aparece porque teve agendamentos no período.
- Sem vagas no período: a grade existe, mas não há vagas nas datas escolhidas.
Informativo: agendas sem nenhum agendamento também aparecem na lista. Uma agenda vazia com vagas abertas é justamente uma das informações mais úteis do relatório.
Quem agendou
A tabela Quem agendou mostra, por pessoa, quantos agendamentos foram feitos em duas colunas separadas:
- Manual: agendamentos que a pessoa fez pela tela.
- Auto-agendamento: agendamentos que o cliente fez sozinho, pelo autoagendamento, numa conversa atribuída àquela pessoa.
Clique numa pessoa para ver as agendas em que ela agendou.
Atenção: no autoagendamento, o registro fica no nome da atendente da conversa, mas quem marcou foi o cliente. Por isso as colunas são separadas. Não some as duas para avaliar a produtividade de alguém.
Origem e pagamento
- Origem dos agendamentos: quantos foram feitos pela equipe e quantos pelo cliente (autoagendamento).
- Pagamento antecipado: nas agendas que cobram antes, a situação do pagamento: sem cobrança, pago, aguardando pagamento ou prazo vencido.
Nas contas com agendas de Rota, aparece também o bloco Rotas, com quilômetros, tempo e comparecimento das paradas.
Como ler estes números (premissas)
No fim da tela, o bloco Como ler estes números resume as regras do cálculo:
- A grade não guarda histórico. A capacidade de datas passadas é calculada com a grade atual. Se você mudar os horários de uma agenda hoje, a ocupação de meses anteriores também muda.
- A agenda só tem vagas contadas a partir do dia em que foi criada.
- Bloqueios de data e de horário são descontados da capacidade.
- A reserva de pagamento antecipado que não foi paga fica fora do total.
- Ocupação não é presença. O relatório mede o que foi agendado, não quem compareceu. Para isso, veja Como marcar o comparecimento do paciente na Agenda.
Boas práticas
- Compare agendas pela ocupação, não pela quantidade de agendamentos.
- Olhe os encaixes: muitos encaixes numa agenda indicam procura fora do horário oferecido.
- Acompanhe Cancelou em cima da hora: são vagas difíceis de reaproveitar.
- Antes de comparar meses, lembre que a capacidade usa a grade atual.