Ferramenta de Planejamento - KANBAN

O que é o Kanban?

O que é o Kanban? O Kanban é a visão visual do MEDSAC para organizar e acompanhar tarefas, demandas e oportunidades em formato de cards. Em vez de listas extensas, você enxerga rapidamente o que está em andamento e o que precisa da sua atenção, tornando a rotina da equipe mais clara e organizada. Funil e etapas A estrutura do Kanban é simples e flexível: - O funil é o quadro completo, onde os cards ficam dispostos. - As colunas são as etapas do funil, definidas pela própria equipe. Elas não são fixas: você configura as etapas conforme o seu processo de trabalho. - Cada card avança de etapa em etapa, mostrando em que ponto cada tarefa ou oportunidade está. Você pode ter vários funis para processos diferentes. Por exemplo, um funil para a área comercial e vendas, outro para suporte e outro para agendamentos, cada um com suas próprias etapas. O que cada card concentra O card reúne, em um único lugar, todas as informações da tarefa: - Responsáveis pela demanda; - Prioridade e prazos ou agendamento; - Lista de verificação com as etapas a cumprir; - Anexos e notas; - Histórico das movimentações; - A conversa de atendimento vinculada. Cada card também possui um status dentro do funil: aberto, ganho ou perdido. Esse status ajuda a acompanhar resultados e entender quais oportunidades foram concluídas com sucesso e quais não avançaram. Integração com outras áreas O Kanban não trabalha isolado. Ele se conecta com o restante do MEDSAC de duas formas importantes: - Você pode vincular uma conversa de atendimento ao card, mantendo o histórico do contato sempre à mão. - Você pode agendar o card, definindo uma data ou prazo para que ele apareça no calendário da Agenda. Assim, tudo o que sua equipe precisa fica centralizado e fácil de acompanhar. Próximos passos Para começar a usar o Kanban no dia a dia, veja também: - Como acessar o Kanban? - Como funciona o card do Kanban? - Como vincular uma conversa?

Como acessar o Kanban?

O que é o Kanban O Kanban é a área do MEDSAC onde você acompanha o andamento das suas tarefas de forma visual, organizadas por etapa. Ele é ideal para enxergar rapidamente em que ponto cada atendimento ou processo se encontra e o que precisa ser feito a seguir. Como abrir No menu lateral, abra a opção Kanban. Ao entrar nessa área, você terá acesso a tudo o que precisa para visualizar e movimentar suas tarefas. Escolha a visualização Dentro dessa mesma área, é possível alternar entre diferentes formas de visualizar as informações: - Kanban - Dashboard - Lista - Agenda - Mapa A visualização Kanban é a mais indicada quando o objetivo é acompanhar as tarefas por etapa, pois mostra o fluxo do trabalho de maneira clara e direta. Selecione o funil Cada processo tem o seu funil, definido conforme a necessidade da equipe. Por isso, ao entrar no Kanban, selecione o funil desejado para ver as tarefas correspondentes. A tela é organizada em colunas, e cada coluna representa uma etapa do funil. Assim, à medida que uma tarefa avança no processo, ela passa de uma coluna para a outra. Entenda os cards Dentro de cada coluna ficam os cards, que representam as tarefas. Cada card exibe um resumo com as informações mais importantes: - O título da tarefa - O responsável por ela - Indicadores úteis, como a próxima ação ou um item de checklist pendente Esse resumo permite acompanhar o essencial de cada tarefa sem precisar abri-la. Criar uma nova tarefa Para registrar uma nova tarefa, vá até a coluna desejada e use a opção Adicionar tarefa (ou o botão de adicionar disponível na coluna). A tarefa será criada já na etapa correspondente àquela coluna. Mover uma tarefa de etapa Conforme o trabalho avança, basta arrastar o card para outra coluna. Esse simples movimento de arrastar e soltar atualiza a etapa da tarefa, mantendo o funil sempre organizado e refletindo a situação real do processo. Com essas ações, você consegue criar, acompanhar e movimentar suas tarefas de ponta a ponta diretamente pelo Kanban do MEDSAC.

Como criar e configurar funis e etapas

O que é um funil no MEDSAC No Kanban do MEDSAC, o funil é o quadro onde você acompanha visualmente o andamento dos seus atendimentos. Cada etapa (também chamada de coluna) representa uma fase do seu processo. Os atendimentos avançam pelo funil em formato de cards, que se movem de uma etapa para a outra conforme o trabalho evolui. Você pode ter vários funis para processos diferentes dentro da mesma conta. Por exemplo: um funil comercial, um de suporte e outro de agendamentos. O número de funis disponíveis pode variar conforme o plano contratado. Quem pode criar e configurar Apenas administradores podem criar e configurar funis. Os atendentes utilizam os funis no dia a dia, mas a estrutura é definida por quem administra a conta. Como criar um funil Ao criar um novo funil, o administrador precisa definir dois elementos principais: - Nome do funil: deve ser único dentro da conta, para não haver confusão entre processos diferentes. - Etapas (colunas): organize-as na ordem em que o seu processo acontece, da primeira fase até a conclusão. As etapas são totalmente configuráveis conforme a sua necessidade, então você pode adaptá-las ao fluxo da sua equipe. Editar e desativar Um funil já existente pode ser editado sempre que o processo mudar, e também pode ser desativado quando não for mais necessário. As etapas continuam ajustáveis a qualquer momento, permitindo que o funil acompanhe a evolução do seu trabalho. Campos personalizados do funil O administrador pode definir campos personalizados para cada funil. Cada campo recebe um nome e um tipo, ficando disponível naquele funil. Isso ajuda a registrar informações específicas do seu processo diretamente em cada atendimento. Configurações próprias de cada etapa Além da estrutura geral do funil, cada etapa pode ter suas próprias configurações, que ajudam a automatizar o trabalho. Entre elas: - Checklist automático, mensagem automática quando o card chega à etapa e follow-up agendado. Esses recursos estão detalhados no artigo Automações por etapa do Kanban. - Distribuição automática de responsáveis, que define como os cards são atribuídos à equipe. Saiba mais no artigo Responsáveis e distribuição automática de cards. Com o funil bem estruturado e as etapas configuradas, sua equipe ganha uma visão clara e organizada de todo o processo, facilitando o acompanhamento de cada atendimento até a sua conclusão.

Como criar e mover cards no Kanban

O que é um card no Kanban No Kanban do MEDSAC, cada tarefa, atendimento ou processo é representado por um card. Esses cards ficam organizados dentro de um funil, que é dividido em colunas — também chamadas de etapas. Mover um card de uma coluna para outra é a forma de mostrar o avanço daquele trabalho até a conclusão. Neste artigo você aprende a criar cards, movê-los entre etapas e funis, reorganizá-los e definir prioridade e status. Como criar um card Para criar um card, vá até a coluna desejada e use o botão "Adicionar tarefa" (ou o botão de adicionar disponível na coluna). Em seguida: - Informe o título do card. - Preencha os demais dados da tarefa. Pronto: o card nasce já na etapa correspondente àquela coluna. Por isso, escolha a coluna certa antes de criar, para que o card comece no ponto adequado do funil. Como mover um card de etapa Conforme o trabalho avança, você move o card para a próxima etapa. Há duas formas de fazer isso: - Arrastar e soltar: clique no card e arraste-o até a coluna desejada. - Pelo próprio card: abra o card e altere a etapa diretamente nas informações dele. O sistema registra o momento em que o card entrou em cada etapa, o que ajuda a acompanhar o histórico e o tempo de cada fase do processo. Como reordenar os cards Dentro de uma mesma coluna, você pode reposicionar os cards para refletir a ordem ou a prioridade do trabalho. Basta reorganizá-los na sequência que faça mais sentido para a sua equipe — por exemplo, deixando no topo o que precisa ser tratado primeiro. Prioridade e status do card Cada card pode receber uma prioridade, que indica a urgência da tarefa. As opções são: - Nenhuma - Baixa - Média - Alta - Urgente Além disso, todo card tem um status, que mostra a situação atual: - Aberto: o processo ainda está em andamento. - Ganho: o objetivo foi alcançado com sucesso. - Perdido: o processo não foi concluído como esperado. Mover um card para outro funil Quando o processo muda e o card passa a pertencer a outro fluxo de trabalho, é possível levá-lo para outro funil. Assim, ele continua sendo acompanhado no lugar correto, sem precisar ser recriado. Vá além Dentro de um card você ainda pode atribuir responsáveis, agendar, anexar arquivos e muito mais. Para conhecer todos os recursos, veja o artigo Como funciona o card do Kanban?.

Como funciona o card do Kanban?

O que e o card do Kanban? No funil do Kanban, cada card representa uma tarefa ou uma oportunidade que a sua equipe esta acompanhando. Ao clicar para abrir um card, o MEDSAC exibe o seu detalhe completo, reunindo em um so lugar todas as informacoes e ferramentas necessarias para conduzir aquela tarefa do inicio ao fim. Cabecalho do card Logo no topo voce encontra os dados de identificacao do card: - Titulo: nome da tarefa ou oportunidade, que pode ser editado a qualquer momento. - Descricao: um resumo do que se trata o card. - Data de criacao e ultima alteracao: indicam quando o card foi criado e quando recebeu a modificacao mais recente. - Responsaveis: quem esta encarregado da tarefa. Recursos do card Dentro do card voce conta com diversos recursos para organizar e acompanhar o trabalho. Status Indica a situacao da tarefa: aberto, ganho ou perdido. Prioridade Define o nivel de atencao que aquela tarefa precisa receber, ajudando a equipe a saber o que tratar primeiro. Etapa Mostra em qual coluna ou etapa do funil o card se encontra. Voce pode mover o card de etapa e tambem leva-lo para outro funil. Responsaveis Permite atribuir um ou mais agentes a tarefa. Valor Registra o valor da oportunidade associada ao card, quando aplicavel. Notas Espaco para registrar descricoes, orientacoes, decisoes e observacoes ao longo do atendimento. Lista de verificacao (checklist) Permite dividir a tarefa em subtarefas e marcar o que ja foi concluido. Algumas etapas adicionam itens a lista automaticamente. Anexos Possibilita incluir arquivos, imagens e documentos relacionados ao card. Campos personalizados Informacoes extras definidas pela propria equipe, de acordo com a necessidade. Atividades Apresenta o historico das acoes do card, como mudancas de status e de etapa, anexos e atualizacoes. Esse registro e apenas para leitura. Agendamento Permite definir uma data ou prazo para o card. Ao vincular o card a uma agenda, ele passa a aparecer no calendario da Agenda. Localizacao Permite registrar um endereco, informando CEP e numero, com a exibicao de um mini-mapa. Ofertas Possibilita vincular ofertas ou propostas ao card, escolhidas do catalogo ou inseridas manualmente. Cronometro Mede o tempo dedicado a tarefa. Basta iniciar e parar a contagem conforme voce trabalha no card. Vincular conversa Permite associar uma conversa de atendimento ao card. Para saber mais, consulte o artigo Como vincular uma conversa?. Chat interno do card Cada card tem um chat proprio para a equipe conversar sobre aquela tarefa, sem sair do card. Voce pode enviar mensagens de texto e anexar arquivos e imagens — e os arquivos enviados no chat tambem ficam salvos nos Anexos do card. Cada mensagem mostra quem a escreveu, e as novas mensagens aparecem para a equipe em tempo real. O autor de uma mensagem (ou um administrador) pode exclui-la. Em resumo O card concentra tudo o que voce precisa para acompanhar uma tarefa ou oportunidade: dados, responsaveis, prazos, valores, anexos, o historico das acoes e a comunicacao da equipe. Dominar esses recursos torna a gestao no Kanban mais organizada e eficiente.

Responsáveis e distribuição automática de cards

Responsáveis e distribuição automática de cards No Kanban do MEDSAC, cada card representa um atendimento ou demanda que avança pelas etapas do funil. Para garantir que ninguém fique sem acompanhamento, todo card pode ter um ou mais responsáveis — os profissionais da equipe encarregados de cuidar daquele caso. Este artigo explica como funciona a atribuição de responsáveis e como deixar essa tarefa no piloto automático. Como atribuir responsáveis Cada card pode ter um ou mais agentes atribuídos. A atribuição é totalmente flexível: você pode definir o responsável no momento em que o card é criado ou ajustar depois, a qualquer momento. Sempre que precisar, basta reatribuir o card manualmente — por exemplo, quando um atendente sai de férias, quando o caso exige outro especialista ou quando a demanda precisa mudar de mãos. Você tem controle total sobre quem cuida de cada card. Distribuição automática (round-robin) Em equipes com muitos atendimentos, distribuir cada card na mão consome tempo. Para resolver isso, o MEDSAC oferece a distribuição automática, também conhecida como round-robin — um nome técnico para uma ideia simples: o sistema distribui automaticamente os cards entre os responsáveis do funil. Para usar esse recurso, o administrador faz dois ajustes nas configurações do funil: 1. Ativar a distribuição automática do funil. 2. Definir a lista de responsáveis que vão receber os cards daquele funil. A partir daí, cada novo card criado no funil é atribuído automaticamente a um dos responsáveis da lista, sem que ninguém precise distribuir manualmente. O sistema distribui automaticamente entre os responsáveis do funil. Pontos importantes - Cards que já têm responsável não são alterados. Se um card já chega com um responsável definido na criação, a distribuição automática não sobrescreve essa escolha. A distribuição automática só age sobre cards que entram sem responsável. - A reatribuição manual continua disponível. Mesmo com a distribuição automática ligada, você pode sempre reatribuir um card manualmente quando achar necessário. Quando usar A distribuição automática é especialmente útil para repartir a demanda entre a equipe de forma automática e ágil. Em vez de concentrar atendimentos em poucos profissionais ou perder tempo organizando a fila, o funil cuida disso sozinho — e você mantém a flexibilidade de intervir manualmente sempre que o atendimento pedir. Com esses recursos, sua equipe ganha agilidade no dia a dia e garante que cada card tenha sempre alguém responsável por levá-lo até a conclusão.

Como vincular uma conversa?

O que significa vincular uma conversa? No MEDSAC, cada card do Kanban representa uma tarefa ou demanda da sua equipe. O botao Vincular conversa permite associar uma conversa de atendimento diretamente a esse card. Ao fazer essa ligacao, voce conecta a tarefa ao historico de atendimento e comunicacao relacionado ao assunto. Assim, toda a equipe consegue: - Consultar o contexto da demanda sem precisar procurar a conversa em outro lugar. - Acompanhar decisoes anteriores tomadas durante o atendimento. - Evitar a perda de informacao, mantendo tudo reunido no mesmo card. Quando isso e util? Imagine que uma solicitacao chega pelo atendimento, por exemplo, um paciente entra em contato e a demanda precisa de acompanhamento da equipe. Essa solicitacao pode virar uma tarefa no Kanban. Ao vincular a conversa ao card, ele fica ligado aquele atendimento especifico. Dessa forma, ninguem precisa lembrar onde a conversa esta ou repassar o historico manualmente: o card ja carrega esse vinculo. Como vincular uma conversa ao card 1. Abra o card desejado no seu funil do Kanban. 2. Localize a opcao Vincular conversa. 3. Selecione a conversa de atendimento que deseja associar. Pronto. A partir desse momento, a conversa fica conectada ao card. Acessando a conversa vinculada Depois de feita a ligacao, voce nao precisa sair do Kanban para revisar o atendimento. Diretamente pelo card, e possivel acessar a conversa vinculada e consultar todo o historico relacionado aquela demanda. Isso torna o trabalho da equipe mais agil, ja que o contexto completo esta sempre a um clique de distancia, dentro do proprio card. Leitura relacionada Para entender melhor a estrutura de informacoes que um card pode reunir e como tirar o maximo proveito dele, consulte o artigo Como funciona o card do Kanban?.

Automações por etapa do Kanban

O que são as automações por etapa No Kanban do MEDSAC, cada funil é organizado em etapas (as colunas), e cada negociação ou atendimento avança pelo funil como um card. Além de mover os cards manualmente, o administrador pode configurar automações que acontecem quando um card chega ou permanece em uma etapa. Assim, tarefas repetitivas são feitas sozinhas, e a equipe ganha tempo para se dedicar ao cuidado com o paciente. Estas são configurações avançadas, definidas por administradores nas configurações do funil. Checklist automático Você pode definir uma lista de verificação que é adicionada ao card automaticamente assim que ele entra em uma etapa. Dessa forma, sempre que um atendimento chega àquela coluna, os itens a serem cumpridos já aparecem no card, padronizando o processo para toda a equipe. Mensagem automática ao mudar de etapa Quando um card tem uma conversa vinculada e o recurso está ativado nas configurações do Kanban, mover o card para uma etapa pode disparar o envio automático de uma mensagem ao cliente naquela conversa. A mensagem segue um modelo de texto que você prepara com antecedência. Você também pode aplicar condições ao envio. Por exemplo, é possível configurar para que a mensagem só seja enviada quando a prioridade do atendimento tiver um determinado valor. Follow-up agendado O follow-up agendado é uma sequência de mensagens automáticas enviada conforme o card fica parado em uma etapa por um número de dias. Você define os momentos do envio, como uma mensagem no primeiro dia e outra no terceiro dia, lembrando o cliente sem precisar de acompanhamento manual. Um ponto muito importante: a sequência pausa automaticamente assim que o cliente responder. Ou seja, ninguém continua recebendo cobranças depois de já ter retornado. Esse recurso também exige uma conversa vinculada ao card. Avisos para sistemas externos (webhooks) Nas configurações do Kanban da conta, o administrador pode cadastrar um endereço (URL) que recebe avisos quando algo acontece no Kanban. Esse aviso automático enviado a outro sistema é o que chamamos de webhook — em palavras simples, um recado que o MEDSAC dispara para uma ferramenta externa toda vez que um evento ocorre. Os avisos são enviados nestes casos: - Card criado - Card atualizado - Card excluído - Mudança de etapa - Reordenação de cards Com isso, é possível integrar o Kanban a outros sistemas que você já utiliza, mantendo tudo sincronizado de forma automática.

Acompanhar resultados no Dashboard do Kanban

Acompanhar resultados no Dashboard do Kanban Alem de organizar o trabalho em colunas, o Kanban do MEDSAC oferece uma visao chamada Dashboard, que reune os principais indicadores do seu funil em um so lugar. Enquanto a visao em colunas mostra onde cada card esta, o Dashboard responde a uma pergunta diferente: como estao os resultados da equipe? Por que isso e possivel Cada card no Kanban tem um status: aberto, ganho ou perdido. Sempre que voce conclui um atendimento ou uma oportunidade marcando o card como ganho ou perdido, esse desfecho passa a alimentar os numeros do Dashboard. Por isso, manter os status atualizados e essencial para que os indicadores reflitam a realidade. Para entender como definir o desfecho de cada card, consulte o artigo Como criar e mover cards no Kanban. O que o Dashboard mostra Os indicadores ajudam a acompanhar tanto a produtividade quanto o desempenho comercial e operacional da equipe. Veja o que voce encontra: Ganhos e perdas - A quantidade de cards ganhos e de cards perdidos. - O percentual de cada um sobre o total de cards do periodo, para voce visualizar rapidamente quanto foi concluido com sucesso e quanto nao avancou. Valores - O ticket medio dos ganhos, ou seja, o valor medio das oportunidades concluidas com sucesso. - O valor envolvido no funil, que inclui tambem o valor das oportunidades perdidas. Assim, voce enxerga nao so o que foi conquistado, mas tambem o que ficou pelo caminho. Tempo de ciclo O tempo de ciclo mostra quanto tempo os cards levam ate serem concluidos. Sao apresentados tres valores: - Tempo medio: a media geral de conclusao. - Melhor tempo: o caso mais rapido. - Pior tempo: o caso mais demorado. Esses dados ajudam a identificar gargalos e a entender o ritmo de trabalho da equipe. Faixas de valor Os cards são distribuídos por faixa de valor: até R$ 1.000, R$ 1.001 a R$ 5.000 e acima de R$ 5.000. Cada card conta uma única vez, pelo seu valor total — um orçamento com 18 exames que soma R$ 610, por exemplo, conta como 1 card na faixa "até R$ 1.000". Meta mensal Cada funil pode ter uma meta mensal de vendas. O Dashboard compara a meta com o valor ganho no mês corrente e mostra o percentual atingido. Ao visualizar Todos os Funis, a meta exibida é a soma das metas dos funis. Sem meta configurada, o indicador fica zerado — o administrador define a meta nas configurações do funil. Funil e periodo selecionados Todos os indicadores consideram o funil e o periodo que voce escolheu. Ou seja, ao trocar de funil ou ajustar o intervalo de datas, os numeros se atualizam para refletir exatamente aquele recorte. Isso permite comparar diferentes momentos e acompanhar a evolucao ao longo do tempo. Dica de uso Reserve alguns minutos periodicamente para revisar o Dashboard. Combinado com a boa pratica de sempre marcar os cards como ganho ou perdido, ele se torna uma ferramenta valiosa para apoiar decisoes, identificar oportunidades de melhoria e acompanhar de perto os resultados da sua equipe.

Como o Kanban melhora a organização?

Uma visão única para a sua operação O Kanban do MEDSAC foi pensado para reunir, em uma única visão, tudo o que a sua equipe precisa para conduzir uma tarefa do início ao fim. Em vez de informações espalhadas, você encontra no mesmo lugar as tarefas, os responsáveis, os prazos, os anexos, as notas, o histórico e a conversa de atendimento vinculada. Com tudo concentrado, fica mais fácil acompanhar o andamento do dia a dia. A qualquer momento, a equipe consegue enxergar com clareza: - O que precisa ser feito e o que ainda falta validar; - Quem é o responsável por cada tarefa; - Em qual etapa (coluna) a tarefa se encontra dentro do funil; - O que já foi realizado ao longo do processo. Esse panorama reduz ruídos na comunicação, evita que tarefas sejam esquecidas e facilita o acompanhamento de toda a operação. Rastreabilidade do começo ao fim Cada card do Kanban guarda um histórico de atividades com as principais movimentações da tarefa. Entre os registros estão: - A criação do card; - As mudanças de etapa (de uma coluna para outra); - As mudanças de status (por exemplo, marcar como ganho ou perdido); - Os anexos incluídos; - Os itens de checklist concluídos. Esse registro contínuo facilita auditorias internas, ajuda a analisar atrasos e torna mais simples identificar e corrigir falhas no processo. Em um contexto de saúde, onde cada etapa importa, ter esse rastreamento dá mais segurança e transparência à equipe. Contexto e comunicação sempre preservados Para que nenhum detalhe se perca, o card mantém o contexto da tarefa em três lugares complementares: - As notas, onde a equipe registra observações, decisões e orientações internas; - O chat interno do card, onde a equipe conversa em tempo real sobre aquela tarefa, podendo anexar arquivos que também ficam salvos no card; - A conversa vinculada, que conecta o card ao atendimento de origem. Assim, qualquer pessoa que abrir o card entende rapidamente o que já foi conversado e qual é a situação atual, sem precisar buscar informações em outros lugares. Em resumo Os principais ganhos do Kanban para a organização da sua equipe são: - Visão única: tarefas, responsáveis, prazos, anexos, notas, histórico e conversa no mesmo lugar; - Clareza de andamento: o que falta fazer, quem é o responsável e em qual etapa cada tarefa está; - Menos ruídos e esquecimentos: comunicação mais alinhada e acompanhamento mais fácil; - Rastreabilidade: histórico de movimentações que apoia auditorias e correção de falhas; - Contexto preservado: notas, chat interno e conversa vinculada sempre à mão.