Orçamentos
Por Sara
Por Sara
Orçamentos de exames: geração pelo atendente e pela Sara, PDF, aceite, cobrança e funil no Kanban
Visão geral: Orçamentos no MEDSAC
O módulo de Orçamentos transforma o pedido de exames do paciente em um documento numerado (ORC-1, ORC-2, …), com os itens e preços da tabela oficial da conta, total calculado e envio por mensagem + PDF — tudo dentro da conversa. Como um orçamento nasce Há três caminhos: - A partir do pedido médico, pelo atendente — o botão de gerar orçamento na conversa lê as fotos/PDFs do pedido e monta o orçamento para revisão. - Automaticamente pela Sara — quando o paciente pede orçamento no chat (digitando os exames ou enviando o pedido), a Sara monta e envia sozinha, com regras de segurança. - Manualmente, pelo painel. O que o orçamento carrega - Itens com preço congelado no momento da criação (particular ou com desconto de convênio, conforme o atendimento). - Total calculado pelo sistema — nunca digitado à mão. - Composições: um perfil (ex.: perfil lipídico) expande automaticamente nos seus componentes; um check-up/pacote sai em uma linha com o preço próprio; exames que acompanham outro entram sozinhos; itens repetidos contam uma única vez. - Quando gerado pela Sara, a mensagem traz a nota de transparência ("Orçamento gerado automaticamente por Sara…") e as condições de pagamento da conta. O orçamento no Kanban Cada orçamento vira um card no funil comercial, e o card é quem conta a história: Etapa Significado Início Criado, ainda não enviado (ou parcial, aguardando a equipe completar) Aguardando aprovação Enviado ao paciente Aguardando pagamento Cobrança gerada Encerrado — Ganho Pagamento confirmado (move sozinho!) Encerrado — Perdido Não avançou Mover o card atualiza o status do orçamento; e quando a cobrança vinculada é paga, o card fecha em Ganho automaticamente — sem ninguém arrastar.
Gerar orçamento a partir do pedido médico (na conversa)
Quando o paciente envia o pedido médico (foto ou PDF), o atendente pode pedir para a Sara ler o pedido e montar o orçamento direto da conversa. Nada é enviado ao paciente automaticamente: você revisa antes. Onde fica a ação A ação se chama Gerar orçamento (Sara) e fica no menu da mensagem (o menu que abre com o clique com o botão direito sobre o balão da mensagem). 1. Na conversa, localize a mensagem com a foto ou o PDF do pedido. 2. Clique com o botão direito na borda do balão (a área em volta do anexo) ou na linha da hora, dentro do balão. 3. No menu que abrir, escolha Gerar orçamento (Sara). Atenção: se você clicar com o botão direito em cima da imagem (ou em cima de um link, ou com um texto selecionado), abre o menu do próprio navegador, e não o do MEDSAC. Clique na borda do balão, fora da imagem. Quando a opção não aparece A opção Gerar orçamento (Sara) só aparece quando: - o módulo de Orçamentos está ativo na sua conta; - a mensagem tem imagem ou PDF (também JPG, PNG, GIF, WEBP e HEIC enviados como arquivo); - o anexo ainda está disponível (mídia expirada não pode ser lida); - a mensagem não falhou e não está em envio. Tablet e celular No tablet e no celular não há clique com o botão direito, e a mensagem não tem um botão próprio para essa ação. Por isso, use um computador para gerar orçamento a partir do pedido. Informativo: se não houver computador por perto, você pode montar o orçamento manualmente pelo painel de Orçamentos da conversa (botão Novo orçamento), buscando cada exame pelo nome ou código. Passo a passo 1. Abra o menu da mensagem e clique em Gerar orçamento (Sara). 2. Abre a janela Gerar orçamento com a Sara, com as fotos e PDFs da conversa. A mensagem em que você clicou já vem marcada. 3. Marque as outras mídias que fazem parte do mesmo pedido (por exemplo, a frente e o verso, ou duas páginas). Você pode escolher até 5 mensagens; o contador mostra quantas estão marcadas. Uma mensagem com vários anexos conta como uma. 4. Clique em Gerar orçamento. A Sara lê as mídias juntas (Lendo o pedido → Identificando os exames → Conferindo na tabela da clínica). Leva alguns segundos. 5. Abre a revisão do orçamento. Confira, ajuste e escolha: - Salvar rascunho: guarda no painel para enviar depois pelo botão Enviar; - Salvar e enviar: o paciente recebe a mensagem + o PDF e o orçamento vai para Aguardando aprovação. Informativo: o orçamento é criado assim que a leitura termina, já com número (ORC-…) e card no Kanban, na etapa Início. Se você fechar a revisão sem salvar, ele continua no painel de Orçamentos da conversa. A tela de revisão No topo aparece um resumo: "Leitura da Sara: X de Y item(ns) entraram no orçamento — confira contra a foto." O que você vê O que significa O que fazer Itens com preço Exames reconhecidos com segurança na tabela oficial Confira contra a foto Termos com ⚠ (não encontrados) Exames lidos no pedido que não entraram no orçamento Resolva antes de enviar (veja abaixo) ver os N itens lidos Tudo o que a Sara leu no papel Use para conferir se faltou alguma linha Aviso de contagem O número de exames lidos não bate com o do papel Confira a foto e inclua o que faltou Nome lido na foto Nome do paciente encontrado no pedido Confira antes de enviar; o campo é editável Itens não encontrados e sugestões Para cada termo não encontrado, a revisão pode mostrar sugestões de exames parecidos: - Clique na sugestão certa para vincular o termo ao exame; - Ou digite o mnemônico ou código do exame e clique em Vincular; - Se nenhuma sugestão serve, use Nenhum desses… ou a busca de procedimentos da própria revisão. Ao vincular, o sinônimo fica gravado no exame: na próxima leitura, o mesmo termo é reconhecido sozinho. Se houver conflito ou o exame estiver sem preço, o vínculo fica pendente de aprovação pelo administrador. Atenção: o sistema nunca "chuta" um exame ambíguo. Ele prefere deixar o item de fora a cobrar o exame errado. Por isso, os não encontrados precisam da sua decisão. Na dúvida, confirme com a equipe. Convênio com cobertura Se a conversa já tem um convênio com cobertura verificado, a leitura gera o orçamento com valores particulares e mostra um aviso. Confirme com o paciente antes de enviar. Quando a leitura falha A mensagem de erro diz o motivo. Cada uma pede uma ação diferente: Mensagem O que aconteceu O que fazer Não consegui identificar exames nas mídias… A imagem está ilegível, cortada ou não é um pedido Peça ao paciente uma foto nítida e completa , ou monte o orçamento manualmente Li o pedido (…), mas nenhum item foi encontrado com preço na tabela A leitura funcionou, mas nenhum exame tem preço cadastrado Monte manualmente pelo painel e avise o administrador para revisar a tabela Não foi possível gerar agora (falha técnica na leitura) Falha momentânea, que não tem relação com a imagem Clique em Tentar de novo depois de alguns instantes A leitura funcionou, mas o orçamento não pôde ser criado… Falha ao salvar Tente de novo; se persistir, avise o suporte MEDSAC Esta conta não tem chave de IA configurada… ou …sem créditos Configuração da IA da conta Avise o administrador da conta Já existe uma geração em andamento para essas mídias Alguém já clicou para essas mesmas mídias Aguarde terminar Boas práticas - Marque todas as páginas do pedido de uma vez: a Sara lê tudo junto e monta um orçamento só. - Revise os itens contra a foto antes de enviar, principalmente os marcados com ⚠. - Contato que pede para várias pessoas (clínica ou parceiro): confira o nome do paciente antes de salvar. Veja Orçamento automático pela Sara no chat para entender o aviso de orçamento duplicado.
Orçamento automático pela Sara no chat
A Sara monta e envia orçamentos sozinha durante o atendimento. Ela segue travas de segurança para nunca enviar preço errado. Quando acontece O paciente pede um orçamento digitando os exames ("hemograma, glicose e colesterol") ou enviando a foto/PDF do pedido médico. As regras que a Sara segue 1. Particular ou convênio, sempre primeiro. Antes de cotar, a Sara confirma a modalidade. É uma trava do sistema: sem essa definição, o orçamento não sai. - Convênio de desconto: usa o preço com desconto da tabela. - Convênio com cobertura: não é cotado por valor. A Sara explica que o convênio cobre e, se o paciente quiser particular mesmo assim, transfere para a equipe. 2. Ou cobre tudo, ou não envia. A Sara só envia o orçamento quando todos os exames foram reconhecidos com preço na tabela oficial. Veja abaixo o que acontece quando falta algum. 3. Perfis e pacotes seguem o cadastro. Um perfil (ex.: perfil lipídico) é expandido nos exames que o compõem. Um check-up/pacote cadastrado sai pelo preço do pacote. 4. Envio completo = mensagem + PDF. A mensagem traz a nota de transparência ("Orçamento gerado automaticamente por Sara…"), as condições comerciais da conta e a data de validade. 5. Valores nunca são inventados. Vêm sempre da tabela oficial. A Sara não repete nem recalcula valores de cabeça. A Sara nunca envia orçamento parcial Se algum exame do pedido não foi reconhecido com segurança, ou não tem preço, o orçamento não vai para o paciente: - ele fica no painel como rascunho parcial da Sara, na etapa Início, com o aviso "Rascunho parcial da Sara — falta completar: …"; - a Sara não informa valores e não gera cobrança: ela coleta nome completo e CPF do paciente e transfere para a equipe; - a equipe abre o orçamento, completa (ou remove) o que faltou, salva e envia. Atenção: essa trava vale para todos os caminhos de envio, inclusive o botão Enviar do painel. Um rascunho parcial só pode ser enviado depois que alguém abre e salva o orçamento completo. Outras situações em que o envio é bloqueado Situação O que acontece Quem resolve Cobrança dupla : o mesmo exame entrou avulso e também dentro de um perfil/pacote que já o inclui O orçamento fica como rascunho e não é enviado A equipe mantém o pacote ou o avulso e envia Contato que pede para várias pessoas sem o nome de quem vai fazer os exames O envio é recusado até o nome ser informado A equipe abre o orçamento, informa o nome e salva Orçamento refeito substitui o anterior O paciente pode mudar o pedido depois de receber o orçamento ("tira esse", "acrescenta aquele"). Nesse caso, a Sara refaz o orçamento com a lista completa: - se o orçamento anterior ainda não foi enviado, ela atualiza o mesmo rascunho; - se já foi enviado, e é o mesmo paciente com pelo menos um exame em comum, o novo orçamento substitui o anterior. O antigo fica como Substituído e sai do funil e dos relatórios. A Sara avisa o paciente para desconsiderar o anterior; - se é outro paciente (ex.: a mãe pede o dela e o da filha) ou nenhum exame em comum, os dois orçamentos continuam valendo. Informativo: na dúvida sobre o paciente, o sistema não substitui. Substituir errado tiraria do funil um orçamento real. Aviso de orçamento duplicado Se já existe um orçamento em aberto criado pela equipe na mesma conversa, a Sara monta o dela e o sistema registra uma nota interna avisando que os dois podem duplicar o funil. A equipe decide: editar o existente ou marcar o antigo como substituído. Quando é a equipe que cria um orçamento (pelo painel ou pela leitura do pedido), aparece o aviso "Este cliente já tem um orçamento em aberto", com o número, o valor e em nome de quem ele está. As opções são: Opção Quando usar Editar o ORC-… É o mesmo pedido: mantém um orçamento só Substituir o ORC-… É o mesmo pedido refeito: o anterior vira Substituído Criar novo e manter os dois É outro pedido : cada um conta no funil Quando o paciente é outro, ou não há exame em comum, o aviso já indica criar um novo e manter os dois. Contato que pede para várias pessoas (clínica ou parceiro) Alguns contatos enviam pedidos de vários pacientes na mesma conversa (clínicas, consultórios, parceiros). Para eles, marque no contato, em Dados básicos, a opção Pede para várias pessoas (clínica/parceiro). Com ela marcada: - o nome de quem vai fazer os exames passa a ser obrigatório no orçamento; - o aviso de duplicado só compara orçamentos com o mesmo nome. Assim, o pedido de um paciente não substitui o de outro; - na leitura do pedido, o nome lido na foto aparece para você conferir. Atenção: sem essa marcação, cada orçamento novo desse contato dispara o aviso de duplicado. Escolher "substituir" por engano apaga do funil o orçamento de outro paciente. CPF é opcional O orçamento não exige CPF. Ele já fica ligado ao contato da conversa. - Informe o CPF quando o paciente for outra pessoa (ex.: consultório pedindo para vários pacientes). - Se o CPF for informado, ele precisa ser válido. CPF com dígito errado é recusado. - O CPF do pagador é outra coisa: ele é pedido na hora de gerar a cobrança. Informativo: a Sara é uma IA de apoio e o orçamento sai identificado como gerado por ela. A equipe pode revisar e completar qualquer orçamento pelo painel. Depois de enviar, a Sara oferece o link de pagamento. Veja Do aceite ao pagamento: a Sara gera a cobrança.
Do aceite ao pagamento: a Sara gera a cobrança
Depois de enviar um orçamento completo, a Sara oferece o link de pagamento e, com um "sim" do paciente, gera a cobrança oficial. Ninguém digita valor. Atenção: só orçamento completo recebe oferta de pagamento. Rascunho parcial ou com cobrança dupla não é enviado, não recebe oferta e não pode ser cobrado: vai para a equipe completar. O fluxo 1. Orçamento enviado. Logo depois da mensagem + PDF, a Sara confirma em uma frase curta e faz uma única pergunta: se o paciente quer garantir o valor agora, por PIX ou cartão. A pergunta vem sem repetir valor, parcelas ou validade, que já estão no orçamento. 2. Uma decisão por mensagem. A pergunta do pagamento nunca vem junto de outra pergunta. Se houver uma ressalva (um exame que a unidade não faz, um item que faltou, o convênio), a Sara resolve a ressalva primeiro e oferece o pagamento na resposta seguinte. 3. O paciente responde outra coisa? Ela responde (preparo, prazo, endereço) e volta a oferecer. Um "ok" ou "obrigada" solto não é aceite. A Sara só gera a cobrança com um sim claro. 4. Forma de pagamento. PIX ou cartão de crédito. Boleto aparece quando está habilitado no provedor da conta. A Sara só oferece as formas que a conta habilitou. 5. Dados do pagador. O pagador pode ser outra pessoa (mãe, esposo etc.). A Sara confirma quem paga e pede só o que falta: Dado PIX / boleto Cartão CPF do pagador Sempre Sempre Nome completo Só se o pagador for outra pessoa ou o cadastro não tiver um nome válido Só se o pagador for outra pessoa ou o cadastro não tiver nome e sobrenome E-mail Opcional: ela não pede, mas usa se a pessoa informar Obrigatório (exigência antifraude do provedor) 6. O link chega no WhatsApp. O paciente recebe a mensagem com o botão de pagar. O valor é sempre o total do orçamento, lido do sistema. Segurança - Valor nunca vem da conversa. A cobrança só sai de uma fonte confiável: o total de um orçamento completo, o preço de um exame na tabela ou uma taxa fixa cadastrada. Sem isso, a Sara não cobra e transfere para a equipe. - Mesmo paciente. A Sara só cobra orçamento em aberto do mesmo contato da conversa. Se o orçamento foi refeito, vale a versão mais recente: um número antigo, já substituído, não cobra o valor antigo. - Cartão: o paciente preenche os dados na página segura do provedor e escolhe as parcelas lá, até o máximo configurado no provedor. Ninguém digita dados de cartão no chat. - PIX: à vista. O link vale pelo prazo configurado pela conta (padrão: 4 horas). - A Sara nunca envia chave PIX, CNPJ ou dados bancários. Ela envia só o link oficial. Proteção contra cobrança duplicada - Mesmo pedido de novo: se já existe uma cobrança pendente igual (mesma conversa, forma, valor e orçamento) criada há poucos minutos, a Sara não gera outra. Ela pede ao paciente para usar o botão que já recebeu. - Orçamento com o mesmo exame duas vezes (avulso e dentro de um pacote): o orçamento não é enviado e não pode ser cobrado até a equipe revisar. Quando o cartão está fora do ar no provedor Se o provedor recusar o cartão naquele momento: - até R$ 500,00, a Sara gera a cobrança por PIX no mesmo valor e avisa o paciente que o cartão está indisponível; - acima disso, ela pergunta se o paciente prefere pagar por PIX à vista. Se não, registra uma nota e transfere para a equipe avisar quando o cartão voltar. Informativo: se o provedor estiver instável (sem resposta), a Sara não troca a forma de pagamento, para não correr o risco de criar duas cobranças. A equipe também pode gerar o link No painel Orçamentos da conversa e no card do orçamento no Kanban, o botão Gerar link de pagamento abre a cobrança já preenchida com o orçamento. O botão só aparece quando o orçamento pode ser cobrado: em aberto, completo, sem cobrança dupla e com total maior que zero. Depois da cobrança - A confirmação do pagamento chega sozinha pelo provedor. Ninguém precisa avisar o sistema. - No Kanban, o card do orçamento vai para Aguardando pagamento / Agendamento quando a cobrança é criada e fecha em Ganho automaticamente quando o pagamento é confirmado. - Na tela de Pagamentos, a cobrança gerada pela Sara aparece com o selo Sara: a venda fica creditada a ela. - O comprovante interno de um pagamento com cartão mostra a bandeira e o final do cartão.
Condições do orçamento: parcelamento, validade e nota fiscal
Todo orçamento enviado ao paciente termina com as condições comerciais da sua conta (parcelamento, desconto à vista, nota fiscal, avisos) e a data de validade. Esse texto aparece na mensagem do WhatsApp e no PDF, tanto nos orçamentos da equipe quanto nos da Sara. Onde configurar 1. No menu lateral, abra Orçamentos. 2. No topo da tela, clique em Condições. 3. Ajuste os campos e clique em Salvar. Informativo: o botão Condições aparece para administradores e para quem tem a permissão de gerenciar Orçamentos. As mudanças valem para os próximos orçamentos enviados. Os que já foram enviados não mudam. Os campos Campo O que é Regras Condições comerciais O rodapé de todo orçamento: uma condição por linha Até 20 linhas , com até 300 caracteres cada Validade do orçamento Quantos dias o orçamento vale, a partir do envio De 1 a 90 dias (padrão: 7 ) Nota de transparência Texto que aparece só nos orçamentos feitos pela Sara Até 500 caracteres Alerta de orçamento não enviado Avisa no sino quando um orçamento criado não foi enviado ao cliente depois de X horas De 1 a 168 horas ; em branco = desligado Cada campo mostra se está no padrão ou personalizado. Restaurar padrão volta ao texto original. O texto padrão Enquanto a conta não personaliza, o orçamento sai com este rodapé: - Emitimos nota fiscal. - Parcelamento em até 10x sem juros no cartão, com parcela mínima de R$ 50,00. - ⭐ Pagamento à vista no dinheiro ou PIX garante 10% de desconto especial. - ⚠️ Valores sujeitos à alteração. Atenção: se esse não é o combinado da sua clínica (outro número de parcelas, sem desconto à vista, sem nota fiscal), personalize as condições antes de enviar orçamentos. O paciente lê o rodapé como promessa, inclusive nos orçamentos enviados pela Sara. Detalhes que ajudam - Emoji aparecem no WhatsApp e saem do PDF. - A linha do desconto à vista some sozinha quando o orçamento não tem desconto. - A validade vira a data "Válido até" na mensagem e no PDF. É também a data que a Sara lembra ao paciente quando ele diz que vai pensar. - A nota de transparência padrão é: "Orçamento gerado automaticamente por Sara, nossa assistente virtual. Valores e condições sujeitos à confirmação pela nossa equipe." Condições x configuração do pagamento O rodapé é texto informativo. Ele não muda o que o provedor de pagamento aceita. O que vale na hora de pagar é configurado em Configurações → Integrações → MEDSAC Pagamentos: No orçamento (texto) Onde se configura de verdade "Parcelamento em até Nx" Parcelamento máximo do cartão, no provedor de pagamento Prazo para pagar o link Validade do PIX e do cartão (horas) e Vencimento do boleto (dias) , no Template de cobrança Atenção: mantenha os dois iguais. Se o rodapé promete 10x e o provedor está configurado para 3x, o paciente vai ver no checkout menos parcelas do que leu no orçamento.