Treinar com documentos e FAQs

Informativo: A Sara é uma IA de apoio e pode cometer erros. Revise e valide as respostas antes de usar. Ao utilizá-la, você concorda em acompanhar e melhorar suas configurações.

A Sara pode aprender sobre sua clínica, laboratório ou empresa a partir de documentos cadastrados no MEDSAC.

Esses documentos podem ser URLs, PDFs ou textos diretos. A partir deles, a Sara pode gerar FAQs, que são perguntas e respostas usadas para orientar os atendimentos.

Depois que as FAQs são revisadas e aprovadas, elas ficam disponíveis para a Sara consultar durante as conversas.

Este artigo explica como importar documentos, revisar FAQs, criar perguntas manualmente e manter a base de conhecimento atualizada.

Como funciona o treinamento

O treinamento da Sara funciona em etapas.

1. Você importa um documento.

2. A Sara processa o conteúdo.

3. O sistema gera sugestões de FAQs.

4. Um administrador revisa as FAQs.

5. As FAQs aprovadas ficam disponíveis para uso.

6. A Sara passa a usar essas informações nas conversas.

Quanto melhor for a qualidade dos documentos e das FAQs aprovadas, melhor tende a ser a qualidade das respostas da Sara.

O que são documentos

Documentos são fontes de conhecimento usadas pela Sara.

Eles podem conter informações importantes sobre a empresa, como:

• horários de atendimento;

• unidades;

• endereços;

• telefones;

• convênios aceitos;

• preparo de exames;

• regras de agendamento;

• regras de cancelamento;

• orientações internas;

• políticas de atendimento;

• dúvidas frequentes;

• fluxos administrativos.

Essas informações ajudam a Sara a responder com mais segurança e padronização.

Tipos de documentos aceitos

A Sara pode trabalhar com diferentes tipos de conteúdo.

URL

Use o tipo URL quando a informação estiver disponível em uma página pública.

Exemplos:

• página de agendamento;

• página de convênios;

• FAQ do site;

• página de unidades;

• política de atendimento;

• orientações de preparo.

A URL precisa ser acessível sem login.

Se a página exigir senha, cadastro ou acesso restrito, a Sara poderá não conseguir importar o conteúdo.

PDF

Use o tipo PDF para documentos em arquivo.

Exemplos:

• tabela de convênios;

• manual de atendimento;

• política de privacidade;

• regras de agendamento;

• documento de preparo de exames;

• orientações internas.

Prefira PDFs com texto pesquisável.

PDFs escaneados ou com imagem podem ter extração de texto limitada.

Texto direto

Use Texto direto quando quiser cadastrar uma orientação manualmente.

Esse formato é útil para conteúdos simples, como:

• horário de funcionamento;

• mensagem padrão;

• regras internas;

• instruções de atendimento;

• informações de uma unidade;

• condições de pagamento;

• contatos importantes.

Exemplo:

A unidade Centro atende de segunda a sexta, das 7h às 17h, e aos sábados das 7h às 12h.

Como importar um documento

1. Acesse os documentos do assistente

No menu lateral do MEDSAC, acesse:

Configurações → Sara → Assistentes

Depois, selecione o assistente desejado e clique na aba:

Documentos

2. Adicione um novo documento

Clique em:

Adicionar Documento

Em seguida, escolha o tipo de documento que deseja cadastrar:

• URL

• PDF

• Texto

3. Preencha as informações

De acordo com o tipo escolhido, preencha os dados necessários.

Para URL, informe o endereço completo da página.

Exemplo:

https://clinica.com.br/agendamento

Para PDF, envie o arquivo desejado.

Para Texto, cole ou digite o conteúdo diretamente no campo indicado.

Se houver campo de nome ou título, use uma identificação clara.

Exemplos:

• Política de agendamento

• Convênios aceitos

• Horários das unidades

• Preparo de exames

• Regras de cancelamento

4. Salve o documento

Depois de preencher as informações, clique em:

Salvar

Após salvar, o documento será enviado para processamento.

Status do documento

Depois de adicionar um documento, ele pode aparecer com diferentes status.

Em processamento

Esse status indica que a Sara está lendo, baixando ou extraindo o conteúdo do documento.

Esse processo pode levar alguns minutos.

Enquanto o documento estiver em processamento, aguarde a finalização antes de revisar as FAQs.

Disponível

Esse status indica que o documento foi processado com sucesso.

Quando o documento está disponível, ele pode ser usado para gerar FAQs e alimentar a base de conhecimento da Sara.

Erro

Esse status indica que houve falha no processamento.

Possíveis causas:

• URL inacessível;

• página fora do ar;

• PDF corrompido;

• PDF sem texto extraível;

• conteúdo vazio;

• arquivo muito grande;

• bloqueio de acesso ao site.

Nesse caso, revise o documento e tente cadastrar novamente.

Documentos recomendados para clínicas e laboratórios

Para começar, recomenda-se cadastrar documentos simples e importantes para o atendimento.

Comece com poucos documentos bem organizados.

É melhor ter uma base menor, clara e atualizada do que muitos documentos extensos, duplicados ou desatualizados.

O que são FAQs

FAQs são perguntas e respostas que a Sara pode consultar durante o atendimento.

Elas ajudam a responder dúvidas comuns com mais precisão.

Exemplos:

• Qual o horário de atendimento?

• Vocês atendem meu convênio?

• Onde fica a unidade Centro?

• O exame precisa de jejum?

• Como faço para acessar meu resultado?

• Posso remarcar meu exame?

• Quais documentos preciso levar?

As FAQs podem ser geradas automaticamente a partir dos documentos ou criadas manualmente pelo administrador.

Revisar e aprovar FAQs

Depois que um documento é processado, a Sara pode gerar sugestões de FAQs.

Essas sugestões precisam ser revisadas antes de serem usadas.

1. Acesse as FAQs do assistente

Vá em:

Configurações → Sara → Assistentes → selecione o assistente → FAQs

Depois, acesse a área de FAQs pendentes, se disponível.

2. Revise cada FAQ

Para cada FAQ sugerida, confira:

• se a pergunta está clara;

• se a resposta está correta;

• se a linguagem está adequada;

• se não há informação sensível;

• se não há orientação clínica indevida;

• se a resposta está alinhada com as regras da empresa.

3. Aprove, edite ou rejeite

Você poderá tomar uma das ações abaixo.

Aprovar

Use quando a FAQ estiver correta e pronta para uso.

Depois de aprovada, ela poderá ser consultada pela Sara durante as conversas.

Editar

Use quando a FAQ estiver útil, mas precisar de ajuste.

Você pode corrigir a pergunta, melhorar a resposta, remover informações desnecessárias ou adequar o tom.

Rejeitar

Use quando a FAQ estiver incorreta, duplicada, irrelevante ou inadequada.

FAQs rejeitadas não serão usadas pela Sara.

Criar FAQ manualmente

Você também pode criar FAQs manualmente, sem depender da geração automática.

Use esse recurso para perguntas importantes que precisam ter uma resposta bem controlada.

Como criar uma FAQ manual

1. Acesse Configurações → Sara → Assistentes.

2. Selecione o assistente desejado.

3. Vá até a aba FAQs.

4. Clique em Adicionar FAQ.

5. Preencha a pergunta.

6. Preencha a resposta.

7. Salve.

A FAQ criada manualmente poderá ficar disponível para uso, conforme o fluxo de aprovação da sua conta.

Boas práticas para criar FAQs

Use perguntas simples e diretas.

Prefira respostas objetivas.

Evite textos muito longos.

Não inclua informações desatualizadas.

Evite respostas que possam ser interpretadas como diagnóstico ou orientação médica.

Quando o assunto exigir análise profissional, oriente o encaminhamento para a equipe responsável.

Exemplos de boas FAQs

Pergunta

Qual o horário de atendimento?

Resposta

Nosso atendimento é realizado de segunda a sexta-feira, das 7h às 17h, e aos sábados, das 7h às 12h.

Pergunta

Vocês aceitam convênio?

Resposta

Atendemos diversos convênios. Para confirmar se o seu convênio é aceito, envie o nome do convênio e o tipo de exame ou atendimento desejado.

Pergunta

Como acesso meu resultado de exame?

Resposta

Você pode acessar seu resultado pelo portal de resultados ou entrar em contato com nossa equipe informando seu nome completo e protocolo de atendimento.

Pergunta

O exame precisa de jejum?

Resposta

Alguns exames precisam de jejum e outros não. Informe o nome do exame para que possamos verificar a orientação correta.

Atualizar documentos

Manter os documentos atualizados é essencial para que a Sara responda corretamente.

Atualize os documentos sempre que houver alteração em:

• horários;

• unidades;

• convênios;

• valores;

• regras de agendamento;

• regras de cancelamento;

• preparo de exames;

• canais de atendimento;

• políticas internas.

Como atualizar uma URL

Se o conteúdo estiver em uma URL, verifique se a página foi atualizada no site.

Dependendo da configuração da conta, o sistema poderá reprocessar a URL periodicamente.

Se precisar forçar uma atualização, procure a opção de reprocessar, ressincronizar ou remova e cadastre a URL novamente.

Como atualizar PDF ou texto direto

PDFs e textos diretos normalmente não são atualizados automaticamente.

Quando houver mudança, remova a versão antiga e cadastre a nova versão do conteúdo.

Depois disso, revise novamente as FAQs geradas.

Cuidados com documentos duplicados

Evite cadastrar vários documentos com a mesma informação.

Documentos duplicados podem gerar FAQs repetidas e dificultar a manutenção da base.

Se houver conteúdos semelhantes, escolha a fonte mais completa e atualizada.

Cuidados com documentos desatualizados

Documentos antigos podem fazer a Sara responder informações incorretas.

Revise periodicamente documentos relacionados a:

• convênios;

• horários;

• exames;

• valores;

• regras internas;

• contatos;

• unidades.

Uma boa prática é revisar a base sempre que houver alteração operacional importante.

Casos comuns

Importei um documento, mas as FAQs não apareceram

Verifique:

• se o documento está com status disponível;

• se o processamento já foi concluído;

• se o documento possui conteúdo suficiente;

• se o conteúdo não está vazio;

• se houve erro no processamento.

A geração das FAQs pode levar alguns minutos após o documento ficar disponível.

A Sara está respondendo errado

Se a Sara estiver respondendo com informações incorretas, revise:

• FAQs aprovadas;

• documentos de origem;

• conteúdos duplicados;

• documentos antigos;

• diretrizes do assistente;

• proteções configuradas;

• se a pergunta do paciente está sendo interpretada corretamente.

Corrija, edite ou rejeite FAQs incorretas.

Se o documento de origem estiver errado, atualize o documento e gere novas FAQs.

FAQ duplicada

Se a Sara gerar perguntas semelhantes a partir de documentos diferentes, aprove apenas a versão mais completa e correta.

Rejeite as duplicadas para manter a base limpa.

O PDF não foi lido corretamente

PDFs escaneados ou com imagens podem não ter texto extraível.

Nesses casos, uma alternativa é converter o conteúdo para texto e cadastrá-lo como Texto direto.

Também é recomendado simplificar PDFs muito complexos, principalmente quando possuem muitas colunas, tabelas ou formatação difícil de interpretar.

A URL não foi importada

Se uma URL não for importada, verifique:

• se a página está pública;

• se o link está correto;

• se a página não exige login;

• se o site não bloqueia acesso;

• se há conteúdo textual na página;

• se a página não está fora do ar.

Perguntas frequentes

Quantos documentos posso cadastrar?

A quantidade pode depender do plano e das configurações da conta.

Se houver limite, ele poderá ser informado na área de faturamento, uso ou configurações da Sara.

Importar documentos consome créditos?

Sim, pode consumir créditos.

O processamento de documentos, geração de FAQs e preparação da base de conhecimento podem utilizar recursos de inteligência artificial.

Por isso, cadastre documentos relevantes e evite importar conteúdos desnecessários.

A Sara consulta o documento original durante a conversa?

A Sara utiliza a base gerada a partir dos documentos e das FAQs aprovadas.

Por isso, é importante revisar as FAQs antes de liberar o uso no atendimento.

Posso usar o mesmo documento em vários assistentes?

Sim, mas cada assistente possui sua própria base de conhecimento.

Se quiser que o mesmo conteúdo seja usado por assistentes diferentes, pode ser necessário cadastrar o documento em cada assistente.

Posso editar uma FAQ aprovada?

Sim.

Caso encontre uma resposta desatualizada ou incorreta, edite a FAQ para corrigir a informação.

Depois de salvar, a versão ajustada poderá ser usada pela Sara.

Preciso aprovar todas as FAQs geradas?

Não.

Aprove apenas as FAQs úteis, corretas e alinhadas com o atendimento da empresa.

Rejeite perguntas irrelevantes, duplicadas, incompletas ou inseguras.

Resumo final

Documentos e FAQs formam a base de conhecimento da Sara.

Os documentos fornecem o conteúdo, e as FAQs transformam esse conteúdo em respostas práticas para o atendimento.

Para obter bons resultados, cadastre documentos claros, revise todas as FAQs, aprove apenas respostas corretas e mantenha a base sempre atualizada.